세일즈팀 A 씨 : 오후 3시. 오늘은 중요한 고객사와 화상 미팅이 있는 날이다. 시간 맞춰서 예약해 둔 회의실로 갔더니 아직 앞에 팀 회의가 끝나지 않았다. 시간이 다 되어갈수록 초조해진다. 정각이 다 되어서야 짐을 정리하기 시작한다. 짜증이 머리끝까지 차오른다.
개발팀 B 씨 : 아침 회의를 해야 다음에 할 일들이 정해지는 상황. 회의실을 예약하려고 하니 이미 다 차 있다. “오전에 빨리 회의하고 내 할 일들만 쭉 하고 싶은데.. 회의실이 없네”하며 커피를 한 잔 타오려고 나왔는데.. 예약 현황에는 가득 차 있던 회의실들이 비어 있다. “또 노쇼야?”
사업 개발팀 C 씨 : 오늘도 회의 시간. 첫 번째 안건에서 의견 충돌이 있었다. 서로의 주장만 내세우다 보니 결론이 나지 않는다. 치열하게 논의가 오간 후 시계를 보니.. 50분이 지났다. 곧 회의실을 내어줘야 하는 상황. 결국 결론을 내리지 못하고 회의실을 나오게 된다. “회의하는 동안 시간 관리 좀 잘할걸..”
1. 회의실 이용 문화 만들기
(1) 회의실 예약은 기본 중 기본
회의실 사용의 기본은 회의실을 예약하고 사용하는 것입니다. 동료와 이야기하다가 회의실이 비어있어서 들어가게 된다면 회의실 예약하지 않고 회의실을 쓰곤 합니다.
하지만 이는 회의실을 예약한 팀이 와서 “잘못 예약했나?”하고 회의실 예약 현황을 확인하게 만듭니다. 직접 노크하고 예약하셨냐고 물어보는 것 또한 서로 불편해지는 상황입니다. 이에 회의실 예약은 기본적으로 지켜져야 하는 매너이고, 갑자기 회의실을 이용하게 된 경우에도 회의실 예약을 하고 쓰는 문화를 만들어가야 합니다.
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(2) 회의 시간 엄수하기
회의는 나 혼자 하는 일이 아닌 여러 동료들과 함께 해야하는 일입니다. 회의시간을 깜빡하여 동료의 메시지를 받고 인지하거나, 회의시간이 다 되어서 움직이며 커피나 물을 따라오는 등 몇 분씩 늦는 행위는 팀 전체에 피해가 되는 일입니다. ‘아침에 하루의 회의 일정 미리 인지하기’, ‘회의 2분 전에는 회의실에 착석하기’와 같은 문화를 만듦으로써 회의 시간을 엄수할 수 있는 회의 문화를 만들어 나가야 합니다.
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(3) 회의가 취소되면 회의실 예약도 취소하기
팀 현황 공유처럼 매주 같은 시간에 반복적으로 있는 회의의 경우 반복 예약과 같은 기능을 통해 회의 시간을 반복하여 잡아둡니다. 하지만 회의가 취소되더라도 회의실 예약까지 취소하는 경우는 드뭅니다. 이에 회의가 몰리는 피크타임에 회의실 예약은 가득 차있어서 회의실을 이용하지 못하는 팀들이 발생합니다. 따라서, 회의가 취소된 경우 회의실 예약도 취소하는 문화를 만들어야 합니다.
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(4) 회의실 예약 5분 전부터는 다음 팀을 위해 정리하기
회의하다 보면 시간 인지를 하기 어려워, 다음 팀이 와서 문을 두드릴 때야 회의 시간이 끝났음을 인지하기도 합니다. 이때 뒤에 팀은 앞 팀이 회의실을 정리하고 나갈 때까지 기다려야 하므로, 몇 분간 회의실 앞에서 기다리게 됩니다. 그조차도 문제이지만, 외부 고객과의 중요한 화상 미팅이 있는 경우에는 원활한 진행에 차질이 생겨 문제가 발생하기도 합니다. 따라서, 회의 중에 시간 매니징을 하며 회의실 예약이 종료되기 5분 전부터는 회의실을 정리하고 다음 팀을 위해 비켜주는 문화를 만들어가야 합니다.
2. 효율적인 회의를 위해 필요한 회의 문화
(1) 회의 안건 미리 공지하고 생각해 오기.
회의 시간이 되어서야 급하게 안건을 인지하고 생각하기 시작한다면, 커뮤니케이션이 활발하게 일어나야 하는 회의 시간에 각자 침묵하고 생각하는 시간이 길어지고 의견을 낸다고 하더라도 급하게 생각한 것이다 보니 양질의 의견이 아니거나 회의가 끝나고서야 더 좋은 의견이 생각나기도 합니다. 효율적인 회의를 위해서라면 회의 주체자는 미리 회의 안건을 공지해주고, 회의 참석자들은 어떤 논의가 오갈지 미리 생각하고 회의에 임하는 것을 문화로 자리 잡는 것이 중요합니다.
(2) 회의 안건별로 일정 시간 지키려고 노력하기
여러 사람들의 생각을 공유하고 맞춰나가는 회의는 가끔 정답이 없는 논의에서 막히는 경우가 생깁니다. 또, 기존 안건에서 생각하지 못한 논의 사항이 발생하여 추가적으로 고민해 봐야 하는 부분들이 생깁니다. 이런 부분들에 대해서 빠르게 답이 내려지지 않을 때는 안건별로 적당한 시간을 배분하여, 일정 시간 이상 결론이 나오지 않으면 각자 더 생각해서 다시 논의하기로 하고 다음 안건으로 넘어가는 것도 중요합니다.
꼭 이와 같은 방식이 아니더라도, 회의 진행 중 시간을 관리하는 문화를 만들어야 여러 직원이 시간을 쏟는 회의 시간을 효율적으로 쓸 수 있습니다.
(3) 회의록 노션 템플릿
회의록을 만들다 보면 회의마다 어떤 방식으로 회의를 진행하는 것이 좋을지 고민이 됩니다. 미리 회의의 흐름을 회의록 템플릿으로 만들어 회의에 임한다면 더 효율적으로 회의할 수 있습니다. 이하, 실제로 저희 팀에서 사용하고 있는 회의록 템플릿을 공유해 드립니다.
회의록 기본 템플릿
의사결정 회의록 템플릿
📔 Matrix
축이 되는 기준을 먼저 선정한 후 각각의 아이디어를 기준에 맞추어 평가하는 방법
🗂️ Score card
각각의 기준에 점수를 메겨, 이를 합계한 종합점수를 통하여 우선 순위를 결정하는 방법
💭 Bubble sort
한가지 아이디어씩 직접 비교하여 우선순위를 결정하는 방법
ㅤ | ㅤ | 아이디어 1 | 아이디어 2 | 아이디어 3 | 아이디어 4 |
ㅤ | //////////////////////// | ㅤ | ㅤ | ㅤ | ㅤ |
아이디어 1 | ㅤ | //////////////////////// | ㅤ | ㅤ | ㅤ |
아이디어 2 | ㅤ | ㅤ | //////////////////////// | ㅤ | ㅤ |
아이디어 3 | ㅤ | ㅤ | ㅤ | //////////////////////// | ㅤ |
아이디어 4 | ㅤ | ㅤ | ㅤ | ㅤ | //////////////////////// |
투표
다수결 투표로 결정하는 방법
브레인스토밍 회의록 템플릿
아이디어를 도출하는 단계로 아이디어의 한계보다는 가능성과 효과에 더 중점을 두어 진행합니다.
진행자는 다양한 아이디어 도출 기법을 활용하여 그룹의 시너지를 발휘하도록 유도해야하며, 논의 도중 회의의 목적, 목표를 벗어나지 않도록 주의해야 합니다.
💡 참고해보세요!
브레인스토밍 방식
Freewheeling발표의 순서에 상관없이 자발적으로 아이디어를 발표하고 기록합니다.
Round-Robin순서대로 모든 참석자들이 아이디어를 제안합니다.
Slip Method아이디어를 포스트잇에 기록하고 수집, 분류하는 방식입니다.
발표의 순서에 상관없이 자발적으로 아이디어를 발표하고 기록합니다.
☹️문제
모든 것은 문제로부터 시작합니다. 문제를 해결할 수 있는 아이디어를 여기에 적어 보세요. 어떤 방법을 사용해도 좋아요. 너무 광범위하지 않은 실제 문제를 파악하고 이 섹션에 자유롭게 적어보세요.
첫 번째 관점 :
두 번째 관점 :
(...) 관점 :
⌨️ 요약
그래서, 사용자의 실제 니즈는 무엇인가요?
반복
프로세스 혹은 발화의 반복을 의미합니다. 해결책을 위한 아이디어를 구체화하는 프레임워크로 사용할 수 있습니다.
반복 1 (1, 2, 3 등 추가해 적으세요)
💫 해결책 메모
모든 해결책에는 허점이 있습니다. 일단 여기에 정리만 해보세요.
🧗🏻다음 단계는?
이제 다음 단계는 무엇인가요? 해결책이 최적으로 작동하고 있나요? 새로운 문제나 아이디어가 있나요?
실제로 주위에서 자주 발생하는 회의와 관련된 문제 사항을 살펴보고 이를 해결할 수 있는 회의 문화를 알아보았습니다. 임직원들 다수의 시간을 한 번에 쓰게 되는 회의 시간은 그 효율성과 생산성이 가장 중요하다고 생각합니다. 효율성과 생산성을 높이는 회의 문화는 회의의 중요성을 인식하고 회의 문화를 만들어 나가고자 하는 관리자분들의 노력이 필요합니다. 여러분 회사의 회의 문화 개선을 위한 고민을 마일이 함께합니다.
회의 문화를 만들어가는 마일 Meeting의 핵심 기능 살펴보기! ←- Click!
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