크몽이 회의실 부족 문제를 해결한 방법.(feat. 회의실 예약 관리 시스템)
국내 NO.1 프리랜서 마켓 플랫폼 크몽은 회의실 부족 문제를 어떻게 해결 했을까요?
Apr 30, 2024
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크몽은 국내 No.1 프리랜서 마켓 플랫폼으로 IT, 디자인, 마케팅, 영상 제작 등 비즈니스 서비스를 중개하고 있습니다. 최근에는 이에 국한되지 않고, 기업 고객향 '크몽 엔터프라이즈' 서비스와 전자책 등 콘텐츠 영역, 에어컨 청소 등 개인 서비스 영역까지 확대하여 보다 폭넓은 서비스를 제공하고 있습니다. 크몽은 2012년 법인 설립 후 현재까지 꾸준하게 성장하고 있습니다.
크몽이 성장함에 따라 직원의 수도 늘어나면서 회의실 부족 문제를 겪고 있었는데요. 어려움을 겪던 중 회의실 예약 관리 솔루션인 마일 meeting을 도입하면서 회의실 관련 민원이 모두 사라졌다고 합니다. 특히나 설문조사 결과 임직원 제품 만족도 88%, 공간 활용률 20% 증가도 확인할 수 있었는데요. 크몽이 마일 meeting을 도입하기 전과 후에 어떠한 변화가 있었는지 살펴볼까요?
마일 팀의 초기부터 함께해주신 크몽 CFO 진하님, 총무 지희님과 함께 이야기 나눠보았습니다.
마일 Meeting이 회의실 민원을 감소시키는 방법 알아보기! <—— Click!
Q. 크몽에 대해 소개해 주세요.
크몽은 프리랜서 마켓 플레이스 플랫폼이에요. 크몽에서 활동하는 전문가들은 700개가 넘는 카테고리 영역에서 본인의 능력을 토대로 서비스를 제공하고, 구매자들은 전문가들의 능력을 합리적인 가격으로 거래하고 있습니다. 크몽은 IT 개발부터 디자인, 영상편집, 마케팅, 전자책 등의 콘텐츠 제공, 개인 서비스인 에어컨 청소까지 다양한 분야에서 프리랜서 전문가를 매칭해 줍니다.
Q. 마일 Meeting 도입 전에 크몽은 어떤 문제를 겪고 있었나요?
1) 늘어나는 직원과 한정적인 회의실 수
크몽은 2021년부터 지금까지 직원 수도 계속 늘어와서 그 당시의 2배 정도 인원인 150여 명의 직원이 근무하고 있어요. 하지만 회의실은 4개 뿐이 없다 보니 어느 순간부터 회의실이 부족하다는 민원이 많아졌죠. 회의실 확장 공사도 고려해 봤는데 비용 및 공간의 한계로 어렵다고 판단한 상태였죠.
또 매주 반복적인 회의는 구글 캘린더를 통해 매주 같은 시간으로 반복 예약하여 쓰고 있는데요. 회사 특성상 재택근무가 많다 보니 회의 참석자가 재택근무를 하여 예정된 회의가 취소 된 경우에도 별도로 회의실 예약을 취소하지 않아 회의실 노쇼 문제도 자주 겪고 있었어요.
더욱이, 임직원도 회의실이 부족하다고 느껴지니 회의실을 선점하려고 미리 예약하는 경우가 많아졌어요. 회의실을 예약이 과열되어 예약은 늘어나고, 회의 일정이 취소/변경 되어도 회의실 예약은 취소하지 않으니 점점 더 문제가 심각해지고 있었어요.
3) 감에 의존한 회의실 규모와 수 결정
이렇게 회의실 부족 문제가 발생할 줄 알았으면 모두 같은 크기로 만들었던 회의실 크기를 다양화 했으면 좋았을 걸 하는 아쉬움도 남아요. 큰 규모 회의실들이 잘 쓰이지 않는 것을 보고, 작은 규모의 회의실을 늘릴걸 그랬다는 생각이 들기도 하고요.
Q. 마일 meeting 도입 후 어떤 점이 달라졌나요?
1) 회의 시간 준수
회의에 집중하다 보면 회의실 이용 시간이 끝나가는 줄도 모르고 있다가 다음 예약된 팀이 들어올 때도 있었어요. 마일 Meeting에 타이머 기능이 있다 보니 회의가 진행된 시간을 쉽게 파악할 수 있어서 안건 마다 논의 시간이나 회의를 마무리 지을 타이밍을 쉽게 잡을 수 있게 되었어요. 회의가 길어질 때면 쉽게 “연장하기” 버튼으로 회의실 예약을 연장할 수 있어 기존에 예약 없이 회의실을 연장 이용하던 문제도 해결할 수 있었어요.
2) 노쇼일 경우 자동 예약 취소
무엇보다도 노쇼가 있는 경우 회의실 예약이 자동 취소되는 것이 가장 큰 변화라고 생각해요. 예약된 회의실에 N 분 이상 입장하지 않은 경우 구글 캘린더의 회의실 예약이 자동으로 예약 취소되어 유휴공간을 이용할 수 있었어요. 노쇼로 예약 취소된 회의실에 다른 팀이 들어와서 바로 예약 기능을 통해 그 자리에서 예약하여 회의실을 사용할 수 있게 되면서 회의실 부족 민원이 많이 감소했죠.
뿐만 아니라 노쇼가 몇 시간 일어났는지, 어느 팀에서 노쇼를 많이 하는지 등의 데이터도 받아볼 수 있어서 앞으로는 회의실을 예약하고 노쇼를 많이 하는 팀에게는 명확한 데이터를 근거로 패널티를 주는 등의 방법도 고려해 보는 중입니다.
데시벨 인식을 통한 Auto check in / check out 기능으로 별도 check in을 위해 신경쓰지 않아도 된다는 점도 직원들 입장에서 사용 편의성이 높다고 생각해요.
3) 민원 현저한 감소
마일 meeting 제품을 쓰기 전에는 회의실 관련하여 회의실 부족하다는 민원이 많았었는데 도입 이후에는 그 모든 민원이 거의 다 사라졌다는 점도 큰 변화네요.
Q. 마일 Meeting을 추천한다면 어느 회사에 추천하나요?
부분적으로 재택근무를 하고 있는 회사에 추천해요. 재택 근무를 하다보면 필수 출근 요일 및 코어 타임에 회의가 몰려있는 경향이 있어 회의실 부족 문제를 겪기 쉽거든요. 더욱이, 회의실 부족을 경험한 직원들은 회의실 선점을 위한 반복 예약도 하다보니 회의실 부족 문제가 더욱 심화됩니다. 이런 회사들이 마일 Meeting을 사용하면 부족 문제를 해결할 수 있을 겁니다.
또 성장하고 있는 스타트업들에게 유용할 것 같아요. 스타트업의 경우 리소스의 한계가 있다보니 회의실 개수도 넉넉하게 고려하지 못했을 텐데 직원들은 점점 늘어가면 회의실 부족 문제를 겪을 수밖에 없는 구조거든요. 마일 Meeting 제품은 이러한 리소스가 한정적인 상황에서 회의실을 가장 효율적으로 쓸 수 있게 도와주는 제품이에요. 아마 크몽처럼 빠르게 성장하고 있는 스타트업이라면 비슷한 고민을 가지고 있기에 마일 제품을 쓰는 것이 적은 비용으로 빠르게 문제를 해결하는 방법이지 않을까 생각합니다.
크몽처럼 회의실 부족 문제로 어려움을 겪고 계신가요? 아래 버튼을 통해 문의 남겨주시면 겪고 계신 어려움을 함께 풀어나갈 수 있도록 돕겠습니다.
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