회의실 부족 : 회의실 수를 늘려도 해결되지 않는 3가지 이유
회의실이 부족하다는 민원 이유가 정말 회의실 개수가 부족해서 일까요?
회의실이 부족한 이유를 3가지 측면으로 나누어 분석하고, 각 문제점을 해결할 수 있는 실질적인 해결책을 제시합니다.
Sep 03, 2024
총무/ 경영지원 일을 하면서 “회의실이 부족해요.”라는 민원은 한 번쯤 들어보셨을 겁니다. 정말로 부족한지 살펴보니, 비어있는 회의실도 많아 ‘왜 부족하다고 하는 거지’라는 생각이 들기도 합니다. 민원에 못 이겨 큰 비용을 들여 회의실 확장 공사를 하는 경우도 종종 있습니다. 하지만, 막상 회의실 수를 늘려보아도 회의실 부족 민원은 끊이지 않습니다.
도대체 회의실 부족 문제는 왜 발생하는 걸까요? 정말로 회의실 수를 늘리기만 하면 해결될까요?
오늘은 회의실 부족 문제를 겪는 이유가 무엇인지 3가지 측면에서 분석해보고, 각 측면의 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 알아보도록 하겠습니다.
회의실이 부족하다는 민원이 들어오면 나름대로 그 원인을 가늠해 봅니다.
🗣️ : ‘회의실을 예약하고 안쓰는 경우(이하, 회의실 노쇼)가 많은 것 같은데?’ 💂♂️ : ‘월요일에 특히 출근하는 사람이 많아 공간이 부족한 것 같은데?’ 🙅♂️ : ‘저번에 지나가면서 보니 3명에서 10인 회의실을 쓰고 있던데?’
와 같은 생각이 들면서 여러 이유가 스쳐갑니다.
조금 더 구체적으로 살펴보면 아래와 같이 회의실 예약 및 사용 관련된 사용 행태 측면, 특정 시간에 회의실 사용량이 집중되는 시간적 측면, 인원/목적에 부합하지 않는 회의실을 이용하는 공간 이용률 측면으로 나눠 볼 수 있습니다.
회의실이 부족한 진짜 이유
1️⃣ 사용 행태 측면 - 회의실 노쇼 및 장시간 예약 문제
2️⃣ 시간적 측면 - 특정 시간에 사용량이 집중되는 문제
3️⃣ 공간 이용률 측면 - 인원/목적에 부합하지 않는 회의실 사용 문제
(1) 사용 행태 측면 - 회의실 노쇼 및 장시간 예약 문제
1) 회의실 노쇼 문제
회의 일정이 정해지면 그 일정에 맞게 회의실을 예약해 둡니다. 하지만 일정과 달리 회의가 취소되거나 일정이 변경되기도 하는데, 이때 회의실 예약까지 취소하는 경우는 거의 없어 회의실 노쇼가 발생합니다.
특히나, 회의실이 부족할수록 회의실을 선점하기 위해 반복예약을 하는 등 미리 예약부터 하다 보니, 회의 일정이 변경되어도 예약을 취소하지 않는 회의실 노쇼가 더 많이 발생합니다. 그렇게 예약된 회의실들은 예약된 채로 아무도 사용하지 못하는 공간이 되는 문제가 발생합니다.
2) 장시간 회의실 예약 문제
예상되는 회의 시간보다 회의실 예약 시간을 길게 잡아두는 경우도 문제가 됩니다. 회의가 회의실 예약 시간보다 현저하게 일찍 끝났다면 그 이후 시간은 예약을 취소하여 다른 사람들이 활용할 수 있도록 해야 하는데 회의실 예약까지 취소하는 경우는 거의 없습니다.
이처럼 회의실 노쇼나 회의실을 예상 소요 시간보다 장시간 예약하는 사용 행태는 회의실 부족 문제를 야기합니다.
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(2) 시간적 측면 - 특정 시간에 사용량이 집중되는 문제
회의실 부족 민원이 들어오면 회의실이 부족한지 판단하기 위해 가장 먼저 하는 일은 회의실 예약 현황을 확인해 보는 일입니다. 회의실 이용 현황을 확인해 보면 모든 시간대에 회의실이 가득 차 있는 것이 아닌, 특정 요일이나 특정 시간대에만 회의실이 가득 차 있는 것을 확인할 수 있습니다.
특히, 재택근무나 유연 근무제를 도입한 회사의 경우 필수 출근 요일(보통 월요일 또는 금요일) 및 코어 타임(보통 11시~오후 5시)에 회의가 몰려있습니다. 따라서 이 시간대에 회의실 예약을 하려는 임직원들은 회의실이 부족하다고 느끼고 민원을 제기하게 됩니다.
(3) 공간 활용률 측면 - 인원/목적에 부합하지 않는 회의실 사용 문제
1) 회의실 정원에 비해 현저히 적은 인원이 사용하는 문제
오피스를 이전할 때 새로운 오피스 내에 회의실 수를 몇 개로 할지 결정합니다. 이때, 회사의 전체 인원, 회의 유형별 인원 규모와 빈도, 타운홀 미팅 등을 종합적으로 고려하여 회의실 수와 각 회의실의 정원을 결정합니다. 그렇게 6인 규모, 8인 규모, 12인 규모, 20인 규모 회의실 등 회사의 특성에 맞게 다양한 규모의 회의실이 만들어집니다.
하지만, 개인의 화상 회의 또는 1on1과 같은 적은 인원이 참여하는 회의임에도 큰 규모의 회의실을 예약하여 정말로 큰 규모의 회의실이 필요한 임직원들이 회의실 부족문제를 경험할 수 있습니다.
2) 특수 목적 회의실을 그 목적에 부합하지 않게 사용하는 문제
코로나 이후로, 화상 회의가 활발하게 일어나면서 오피스 내에 고화질 카메라와 고성능 마이크가 있는 화상회의 전용 회의실들이 생겨나고 있습니다. 하지만 화상 회의가 아닌 회의를 화상 회의 전용 회의실로 예약하여 사용할 때 실제로 화상회의를 해야 하는 직원들이 예약할 회의실이 없다고 느끼기도 합니다.
이처럼 인원/목적에 부합하지 않는 회의실을 예약하여 사용하는 경우, 실제로 그 목적에 부합하는 직원들이 회의실이 없다고 느끼는 문제가 발생합니다.
회의실 부족 문제를 해결하는 방법
(1) 사용 행태 측면 - Auto Check-in/Check-out
어떻게 하면 회의실 노쇼가 있더라도 해당 공간을 활용하여 회의실 부족문제를 해결할 수 있을까요? 그 앞단에서 어떻게 하면 회의실 노쇼가 발생하지 않도록 할 수 있을까요?
마일 Meeting은 예약해 놓은 회의실에 노쇼가 발생한 경우, 데시벨 인식을 통한 Auto Check-in 기능으로 일정 시간 이상 음성이 들리지 않을 경우 자동으로 회의실 예약을 취소하여 유휴공간을 활용할 수 있도록 합니다. 마찬가지로 회의가 회의실 예약시간보다 일찍 종료된 경우 Auto Check-out 기능을 통하여 일정 시간 이상 음성이 들리지 않을 경우 잔존하는 회의실 예약을 취소하여 유휴공간을 활용할 수 있도록 합니다.
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뿐만 아니라 마일 Meeting은 회의실 이용 현황 대시보드에서 회의실 노쇼 비율 및 시간을 데이터로 확인 가능하여 임직원들에게 회의실 노쇼 문제의 심각성을 인지시키고 회의가 취소되면 회의실 예약도 취소하는 것을 강하게 권장할 수 있습니다.
(2) 시간적 측면 - 회의실 사용 5부제
특정 요일이나 특정 시간에 회의실 예약이 몰려있어 회의실 부족 문제가 발생하는 상황이라면, 회의가 적은 시간대(오전 시간대나 늦은 오후 시간대)에 회의가 이뤄질 수 있도록 회의 시간을 권장할 수 있습니다. 차량 5부제와 같이 특정요일에는 A팀이 피크타임을 피해 예약하는 배려를, 다른 요일에는 B팀이 그렇게 하는 방식을 제안해 특정 시간에 회의가 몰리는 문제를 해결할 수 있습니다.
그 외에도 회의실을 예약할 때부터 회의가 몰리는 시간대를 피하여 예약하도록 시간대를 추천해주거나, 크래딧 기반의 회의실 예약시스템의 경우 피크타임에는 소모되는 크래딧 수를 높이는 방식으로 문제를 해결할 수 있습니다.
(3) 공간 활용률 측면 - 인원/목적에 부합하는 회의실 예약 유도
회의실이 인원/목적에 부합하지 않게 예약하여 사용되고 있다면, 실제 인원/목적하에 그 회의실을 써야 하는 사람들이 회의실 부족을 경험합니다. 회의실 정원이나 목적에 맞는 회의실 사용을 권장하고, 그것이 어려우면 회의실 예약 시스템에서 목적에 부합하지 않는 직원들은 회의실 예약 자체를 못하게 막는 방법도 고려해야 합니다.
회의실 공간을 잘 활용하고 있는데도 부족한 걸까?
회사의 오피스 관리를 담당하고 계신 분들을 많이 만나 뵈면서 회의실 부족 문제를 경험하고 있는 회사가 정말 많다는 것을 알 수 있었습니다. 그리고 그 중 상당수의 회사는 회의실 확장 공사를 하면서 적게는 수억 원 많게는 수십억 원씩 써본 경험이 있다고 합니다. 하지만 그렇게 큰 비용을 들여 무작정 회의실 수를 늘렸다고 하더라도 다시 회의실 부족을 경험하게 된다고 합니다.
그것은 회의실 부족의 근본적 이유인 회의실 사용 행태 및 시-공간적 측면을 분석해 보지 않고 무작정 회의실 수만 늘렸기 때문입니다. 표면적으로 드러난 문제만 볼 것이 아니라 그 내면의 진짜 원인을 찾아서 분석해야 합니다.
혹시라도 회의실 확장 공사를 고려하고 있다면, 그리고 그 비용이 수억 원 이상 지출이 예상된다면 회의실 수를 늘리는 것이 최선인지 다시 한 번 재고해 보시길 바라겠습니다.
오피스 임대, 확장 공사 등 공간에 대한 비용만큼이나 회사에서 큰 지출은 없을 겁니다. 그럼에도 ’공간에 대한 비용은 원래 많이 드는 거니까’, ‘판단할 수 있는 근거가 없으니까’와 같은 이유로 큰 비용을 합리화하기도 합니다.
마일은 공간 데이터를 기반으로 여러분의 오피스 공간이 효율적으로 운영되고 있는지 진단하고, 최소 비용으로 공간을 최적화할 수 있도록 돕겠습니다.
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