구글 캘린더로 회의실을 연동하여 사용할 수 있다는 걸 아시나요?
들어 본적 있다고 하더라도, 직접 회의실과 구글 캘린더를 연동하는 것이 복잡할 것 같아 아직 연동하지 않으셨나요?
오늘은 제가 구글 캘린더에 회사 리소스(회의실, 폰부스 등)를 연동하는 방법부터 연동 후 구글 캘린더를 통하여 예약하는 방법까지 하나하나 알려드리려 해요.
이 글만 보시더라도, 구글 캘린더와 회의실 연동은 물론 구글캘린더를 통한 회의실 사용의 다양한 기능들까지 모두 다 알아가실 수 있습니다. 하나씩 살펴볼까요?
1. 구글 캘린더에 회의실 추가하는 방법
(1)회의실 리소스 등록
1) 먼저 google admin을 구글 검색 창에 입력하신 후에 접속해주세요.(이 때, 회사가 구글 워크스페이스를 사용 중이어야 하며 관리자 권한이 있어야 접속 가능합니다.
2) 좌측의 메뉴바에서 디렉터리를 클릭해주시면 “건물 및 리소스” 카테고리가 있습니다. 이를 클릭하면 “리소스 관리”가 보이실거에요.
3) 좌측 상단의 + 모양을 눌러주시면 “리소스 추가”란이 나옵니다. 여기에 회의실 이름, 회의실이 있는 층 수, 몇 인용 회의실인지 등등 회의실에 대한 정보를 입력합니다.
4) 우측 하단의 “리소스 추가”를 눌러주시면 이미지와 같이 추가된 회의실을 확인하실 수 있습니다. 이렇게 구글 캘린더와 연동할 모든 회의실을 등록해주세요.
(2) 회의실 사용 현황 조회(회의실 통계)
“회의실 통계”를 누르시면 현재 우리 회사 회의실의 사용 현황을 확인하실 수 있어요. UI/UX가 불편하지만 이를 확인하여 회의실 운영 정책 등을 데이터에 근거하여 세울 수 있습니다.
UI/UX의 불편함을 해결하는 방법으로는 마일의Mile Analytics를 사용하는 방법도 있답니다.
(3) 구글캘린더에 회의실 리소스 연결
1) 리소스 등록을 마쳤다면, 이번엔 구글 캘린더에 접속해주세요.
2) 구글 캘린더 좌측에 “다른 캘린더”를 누르시면 “리소스 찾아보기”가 있을겁니다. 해당 버튼을 눌러주세요.
3) 그러면 아까 추가해 두었던 회사의 회의실들이 나타날거에요. 구글캘린더를 이용할 모든 회의실을 체크하여 추가해주세요.
이렇게 하면 구글 캘린더에 우리 회사 회의실들을 연동하는 작업이 끝입니다. 생각보다 어렵지 않죠?
이번에는 연동된 회의실을 구글 캘린더의 기능들을 활용하여 잘 사용하는 방법들을 알려드릴게요.
2.구글 캘린더로 회의실 예약하기
(1)회의실 예약하기
회의실 예약하는 방법은 2가지 방법이 있습니다. 먼저 좌측 상단의 “만들기”버튼을 눌러서 “이벤트”를 클릭해주시면 회의 제목, 시간등을 입력할 수 있는 창이 나타납니다. 창 중간 부분에 “회의실 추가”를 클릭해주시고, 회의가 진행될 회의실을 선택해 주시면 됩니다.
이와 마찬가지 방법으로 처음부터 회의가 진행될 시간을 캘린더에서 클릭하셔서 바로 회의를 만들 수도 있습니다.
(2) 반복 회의 예약하기
보통 회의는 매주 같은 시간, 매달 같은 시간에 반복적으로 열리죠? 그런 회의는 시간이 나타난 부분을 클릭하셔서 반복안함 부분을 누르시면 단위별(요일별, 날짜별 등)로 반복되는 회의를 한 번에 예약할 수 있습니다.
이 때, 회의가 정말로 반복해서 열릴 회의인지 유의하여 등록해주세요. 회의실을 선점하기 위하여 이 기능을 이용해 미리 몇 달치 회의실을 예약해두고 실제로는 회의가 없어서 유휴공간이 된다면 회사의 리소스 낭비겠죠? 실제로 크몽을 포함한 여러 회사들이 위와 같은 직원들의 회의실 반복 예약과 노쇼로 회의실 부족 문제를 경험하고 있었어요.
크몽이 회의실 노쇼 문제 해결한 방법 알아보기! <— Click!
(3) 참석자 초대 메일
회의실을 예약할 때 다른 참석자들도 잊지 않도록 회의 일정을 알려줘야겠죠? 구글 캘린더에서 참석자 메일을 입력하면 참석자들에게 회의 일정 알림 메일이 자동으로 발송됩니다. 이는 선택할 수 있어서, 참여자들이 회의 일정을 충분히 잘 알고있다면 보내지 않을 수도 있어요.
(4) 회의록 작성
구글 캘린더에서 회의록 작성도 바로 연결이 가능합니다. “설명 또는 첨부파일 추가”를 클릭하시면 첨부파일을 추가할 수 있으며, 구글docs를 통하여 회의와 동시에 회의록 작성이 가능합니다.
3. 구글 캘린더로 회의실 사용 현황 파악하기
이렇게 구글 캘린더에 회의실을 연동해두면 회의실 사용 데이터가 누적됩니다. 위에 언급한 google admin의 리소스 관리에서 “회의실 통계”를 보시면 어떤 회의실이 선호 되는지부터 회의 시간 및 회의 빈도 등 다양한 데이터를 확인할 수 있습니다.
이 때 원하는 정보만 필터링 해서 보고 싶다면 GtimeReport를 이용할 수 있습니다. GtimeReport는 구글 캘린더에 누적된 데이터 중 원하는 데이터만 추출하여 볼 수 있습니다. 관련 내용은 이 글을 통하여 구체적으로 확인할 수 있어요.
하지만 두가지 방법 모두 UI/UX가 불편하다는 평이 많은데요. 이런 문제를 Mile Meeting 대시보드를 통해서 해결할 수 있습니다.
이렇게 회사 회의실과 구글 캘린더를 연동하는 방법을 구체적으로 살펴보았습니다. 구글 캘린더를 연동하려는 관리자 분들의 노력 덕분에 모든 임직원들의 회의실 이용 경험이 개선될 수 있겠네요. 이처럼 회사의 공간을 유용하게 사용할 수 있도록 돕는 관리자의 역할은 회사 전체에 영향을 끼치는 중요한 일입니다.
그 일을 맡고 계시는 관리자 분들이 얼마나 대단한 일을 하고 계신지 저희 마일팀은 알고 있습니다. 그런 관리자 분들께 꼭 도움이 되고 싶습니다.
다음 콘텐츠로 또 찾아 뵙겠습니다.
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