코로나가 끝나고 일부 재택을 허용하던 회사들도 다시 전원 출근으로 전환하면서 회의실이 부족해지는 경험을 합니다. 기존에는 회의실 예약 시스템 없이 회의실 사용이 가능했던 회사도 빠르게 성장하면서 구성원이 늘어나면 회의실 예약 시스템 없이 회의실을 이용하는 데 한계를 느낍니다.
이처럼 한정된 회의실의 운영을 최적화해야 하는 상황이거나 직원들의 회의실 이용 경험 개선을 위해 회의실 예약 관리 서비스 도입을 고민하게 됩니다. 이러한 상황에서 왜 마일 Meeting 도입이 필요한지 알아보겠습니다.
1. 마일 Meeting 도입이 필요한 이유
(1) 회의실 자동 체크인, 체크 아웃
회의실이 부족한 경험은 대부분 경험해 보셨을 겁니다. 이때 회의실을 충분히 잘 활용하고 있음에도 회의실이 부족한 건지 돌아볼 필요가 있습니다. 회의실을 미리 예약해두고 회의가 취소됐음에도 회의실 예약 취소를 하지 않는 경우(이하, 회의실 노쇼) 빈 회의실이 있음에도 회의실이 부족하다고 느낍니다. 마일 Meeting은 이러한 문제를 해결하기 위하여 음성 인식을 통한 회의실 자동 체크인, 체크아웃 기능이 있습니다.(인식된 음성은 저장되지 않습니다.) 회의가 시작되어야 할 회의실에서 회의실 노쇼가 있는 경우 자동으로 회의 예약을 취소하여 다른 사람들이 그 회의실을 이용할 수 있도록 합니다.
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(2) 회의 연장 요청 및 회의 현황 파악
회의를 진행하다 보면 회의가 예상 시간보다 길어지는 경우가 빈번히 발생합니다. 하지만, 다음 팀이 회의실 예약을 해둔 경우는 급하게 회의를 마무리하거나 다른 곳에 옮겨서 회의를 이어 나가야 합니다. 마일 Meeting은 회의실 예약 연장 요청을 다음 회의 참석자들에게 보낼 수 있어 해당 회의실을 계속해서 사용할 수 있도록 합니다. 연장 요청이 거절된 경우, 회의실 예약 현황을 조회하고 빈 회의실을 빠르게 파악할 수 있도록 해주어 옮겨갈 회의실을 쉽게 인지하고 바로 예약까지 할 수 있습니다.
(3) 타이머
회의를 하다보면 중간중간 시계를 보기 어렵고, 시간 매니징을 하기 어렵습니다. 한 안건에 과도한 시간을 쓰기도 하며, 회의 시간을 초과하기도 합니다. 마일 Meeting은 타이머 기능을 제공하여 회의 참석자들이 안건별 적절한 시간을 투자할 수 있도록 돕고, 회의시간을 관리할 수 있게 도와줍니다.
(4) 민원 관리
회의실에는 HDMI, 보드마카 등 관리해야 할 물건이 많습니다. 어느 회의실에 어떤 비품이 부족한지 매번 체크하기에 번거롭고, 비품에 문제가 있는 회의실이 있을 경우 민원이 발생합니다. 특히 회의실의 수가 증가할수록 이러한 문제는 커집니다. 이에 마일 Meeting은 회의실 민원을 태블릿을 통해 바로 신청할 수 있고 해당 민원에 대한 알림을 담당자에게 보내주어 빠르게 처리할 수 있도록 돕습니다.
(5) 회의실 현황 대시보드
관리자는 임직원들의 회의실 이용 현황을 파악하고 싶어 합니다. 가장 많이 이용하는 회의실은 어디인지, 회의실 노쇼는 어떤 팀에서 가장 많이 발생하는지, 어느 팀 간의 회의가 많은지를 파악한다면 회의실 운영 정책이나 동료 평가, 팀 간 자리 배치 등의 의사결정을 데이터를 바탕으로 내릴 수 있기 때문입니다. 마일 Meeting은 아래와 같은 회의실 이용 현황 및 직원들의 관계망 데이터를 파악할 수 있는 대시보드를 제공해 주어 필요한 데이터를 빠르게 확인할 수 있습니다.
2. 마일 도입이 간편한 이유
(1) 탈부착 가능한 간편한 도입 프로세스
회의실 예약관리 시스템을 도입할 때 구축형으로 도입한다면 주로 이사할 때만 공사가 가능하고 비용도 수천에서 수억 원까지 들게 됩니다. 하지만 마일 Meeting의 경우 쉽게 탈부착할 수 있는 거치형태로 되어있어 쉽게 설치할 수 있고, 태블릿에 문제가 있을 경우 간단하게 교체할 수 있습니다. 뿐만 아니라 제품을 철거해야 하는 상황이 되더라도 태블릿과 거치대만 반환하면 되기에 철거도 간편합니다.
(2) 온보딩의 간편함
관리자분들은 모든 직원이 사용해야 하는 서비스를 도입할 때, 해당 서비스를 모든 직원이 잘 쓸 수 있도록 온보딩해야 한다는 점도 걱정하게 됩니다. 직원들에게 사용 설명서를 작성하여 배부하는 것도 하나의 업무이기 때문이죠. 하지만 마일에서는 온보딩 카드뉴스를 고객사의 회의실 운영 정책에 따라 커스텀하여 제공해 드리므로 이러한 걱정을 덜 수 있습니다.
(3) 하드웨어 관리
관리자 입장에서는 회의실 예약 시스템이 도입될 경우 서비스 이용에 필요한 하드웨어 관리까지 고려해야 하므로 관리해야 할 대상이 늘어날까 우려하게됩니다. 이를 고려하여 마일 Meeting은 구독료에 하드웨어 관리까지 포함하는 가격정책을 선택할 수 있어 관리 대상이 늘어나는 우려를 해결할 수 있습니다.
회의실이 부족하다는 민원을 자주 접하시나요? 회의실 노쇼로 낭비되는 공간이 있어 고민하시나요? 우리 회사에 적정한 회의실 개수를 데이터 없이 감으로 판단하시나요?
마일 Meeting은 이러한 어려움을 해결해 드리며 도입 절차의 어려움마저 최소화합니다. 마일 Meeting 도입에 대하여 궁금한 점이 더 있다면 도입 문의를 통하여 더 상세한 정보를 제공해 드리겠습니다.
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