공유 오피스 선택시 고려사항: 비용 및 장단점
공유 오피스 선택 시 고려해야 할 비용 및 장단점에 대해 자세히 설명해드립니다. 초기 자금, 고정지출 등 각각을 살펴보고 실제 비용 계산까지 해드립니다.
May 18, 2024
사무실을 이전할 때면 고민이 있습니다. 공유 오피스와 자체 오피스 중 뭐가 더 나을지, 무엇이 비용 절감에 도움이 되고 어떤 것들을 고려해 판단할지 등등 머리가 복잡하실 텐데요. 이번 콘텐츠에서 그 모든 고민들을 해결해 드리겠습니다. 공유 오피스의 장단점 및 비용부터 선택시 고려 요소, 실제 비용 계산 후 비교까지 알아볼게요!
공유 오피스 장단점 및 비용
1. 초기 자금
공유 오피스는 임대료, 보증금, 인테리어 비용 등이 들지 않아 초기 자금이 적게 들어갑니다. 책상, 의자, 프린터기 등과 같은 기본적인 가구와 업무에 필요한 것들은 이미 갖추어져 있기 때문에 초기 비용을 크게 절감할 수 있습니다.
계약의 형태도 월 단위로 맺기 때문에 보증금이 낮고, 월세를 지불할 수 있을 정도의 자금만 있으면 입주 가능합니다. 이는 초기 자금이 부족하여 보증금 등을 고민하는 스타트업이나 소규모 기업에게 큰 장점에 해당합니다.
하지만 장기적인 관점에서는 비용이 더 들수도 있습니다. 공유 오피스는 대체로 1인당 가격에 비례하여 측정하는 방식인데, 이 가격에는 모든 편의시설 이용료도 포함이 되어 있으므로 직원수가 많아진 경우에는 회사에 불필요한 편의시설 이용료도 지속적으로 지출되기 때문입니다.
2. 고정 지출
공유 오피스를 사용하면 고정 지출을 줄일 수 있습니다. 자체 오피스의 경우 임대료 외에도 전기세, 인터넷 요금, 관리비(청소,보안..) 등 여러 고정 지출이 발생합니다. 에어컨 등 시설에 문제가 발생할 경우엔 수리비도 지불해야 합니다. 반면, 공유 오피스의 경우에는 월 사용료에 이러한 비용들이 다 포함되어있어 별도로 관리할 필요가 없다는 장점이 있습니다.
3. 공간 활용도
공유 오피스의 경우 공간 활용도가 높습니다. 자체 오피스의 경우 대규모 회의가 드물게 있더라도 해당 공간을 마련해야 하므로 자주 활용하지 않는 넓은 공간을 임대 해야만 합니다. 또 우리 회사에 적절한 회의실 개수가 몇 개인지 명확하게 정하기 어려워 적거나 많은 회의실로 문제를 겪기도 합니다.
하지만 공유 오피스의 경우엔 작은 회의실부터 대형 컨퍼런스 룸까지 다양한 옵션들이 있어 적절한 공간이 필요할 때 예약하여 이용할 수 있습니다. 또한, 스타트업은 인원수가 급변하여 필요한 사무실의 크기가 바뀌는 경우가 빈번하게 발생하는데요. 이 때도 공유 오피스는 단기적으로 추가 공간을 임대하기 쉽고, 월 단위의 계약을 하므로 다른 공간으로 이동하는 것도 쉽다는 장점이 있습니다.
다만, 공유 오피스의 경우엔 여러 회사들이 회의실을 공유하여 사용하기 때문에 방문자가 있거나 중요한 회의가 있을 때 원하는 회의실의 예약이 마감된 경우 해당 회의실을 사용할 수 없다는 단점이 있습니다. 회의실 뿐 아니라 공용 공간, 컨퍼런스 룸 등 회사의 특정 이벤트에 따라 필요한 공간을 확보하기 어려운 상황들이 발생할 수 있습니다.
4. 네트워킹 및 보안
미국 내의 W사 공유 오피스의 경우는 입주사들 간에 네트워킹을 도모한다고 합니다. 하지만 한국의 공유 오피스에서는 그런 네트워킹이 이루어지는 분위기까지는 아니라고 합니다. 오히려 보안적 측면에서는 여러 회사가 같은 공간을 공유하다보니 민감한 정보가 노출될 위험이 있다는 점을 유의하셔야 합니다.
오피스 선택시 고려할 사항
1. 예산
대부분의 기업 입장에서는 오피스 선택시 가장 먼저 고려해야 할 것이 예산입니다. 이 때 예산은 초기 비용뿐만 아니라 월간 유지 비용(월세, 관리비, 인터넷 요금 등)과 장기적인 유지 비용(수리비 등)까지도 고려하여야 합니다. 공유 오피스의 경우는 이러한 비용이 월 사용료에 포함되어 있지만, 자체 오피스의 경우에는 각각에 대한 정확한 예산 계획이 필요합니다. 또한, 오피스 이전 시에는 예상치 못한 비용이 발생할 수 있기 때문에 이에 대한 비용도 미리 확보해 두어야 합니다.
2. 회사 공간의 용도와 크기
예산을 정했다면 어떤 용도의 공간을 얼만큼 필요로 하는지를 파악해야합니다. 현재 뿐만 아니라 미래에 인원 수까지 예상하여 회의실, 휴게 공간 등의 필요 여부와 크기를 생각해보아야 합니다. 현재엔 인원이 적더라도 빠르게 성장하여 인원을 늘릴 계획이라면 이를 반영하여 충분한 회의실 및 휴게 공간 등을 확보해 놓거나, 몇 명의 인원 까지는 공유 오피스를 사용하다가 해당 인원이 초과하면 새로운 자체 오피스로 이전 하겠다는 기준을 세워두셔야 합니다.
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3. 접근성
직원들의 출퇴근 편의성과 고객사 접근의 용이성을 모두 고려하여 위치를 선정해야합니다. 역과 가까워 출퇴근이 편리한 경우 출퇴근 시간을 줄여주고 직원들 근무 만족도를 높일 수 있는 부분이 되고, 고객사와 가까운 위치는 영업이나 방문이 쉬워 업무의 효율성을 높여주고 고객들과의 원활한 커뮤니케이션을 할 수 있도록 돕습니다.
자체 오피스의 경우 도심지 및 역과 가까운 경우엔 보증금이나 월세가 현저히 비싸 적은 비용으로 오피스를 구하기 어려울 수 있으나, 공유 오피스의 경우엔 대부분 도심지 및 역과 가까운 위치에 있어 접근성이 좋은 곳을 이용할 수 있습니다.
4. 편의 시설
카페테리아, 체력단련실 등의 편의시설은 직원들의 근무 만족도와 업무 효율성을 높이는데 도움을 줍니다. 초기 스타트업의 경우엔 자체 오피스에서 이러한 공간들을 갖추기 어려울 수 있으나 공유 오피스를 이용할 경우 이러한 편의 시설들을 이용할 수 있습니다.
이렇게 오피스 선택할 때의 고려요소들을 살펴 보았는데요. 그럼 “직원 규모가 몇 명일 때까지 공유 오피스에 있는 게 좋은 거야?” 라는 의문이 생겼을 것 같습니다. 그래서 준비했습니다. 임직원 10명을 기준으로 공유 오피스와 자체 오피스의 비용을 계산하여 비교해 보겠습니다. ( 단, 아래 수치는 추정치에 불과하며, 실제 금액과는 다소 차이가 있을 수 있습니다.)
오피스 비용 비교해보기(10명 기준)
ㅤ | 초기 비용(만원) | 월 사용료/임대료(만원) | 관리비(만원) | 총 월 지출(만원) |
공유 오피스 | - | 300~500 | - | 300~500 |
자체 오피스 | 2000 | 200~300 | 50 | 250~350 |
1. 공유 오피스
(1) 비용 구성
- 보증금: 100만 원에서 200만 원/인
- 월 사용료: 30만 원에서 50만 원/인
(2) 주요 업체별 비용(위치, 시기 별 가격 편차가 있습니다.)
- F사: 월 25만 원에서 50만 원/인
- W사: 월 35만 원에서 63만 원/인
(3) 총 비용 예시
- 최소 비용: 30만 원 × 10명 = 300만 원/월
- 최대 비용: 50만 원 × 10명 = 500만 원/월
2. 자체 오피스
(1) 비용 구성
- 임대료: 평당 10만 원에서 15만 원/월 (서울 기준)
- 필요 면적: 직원 10명 기준 약 20평 (1인당 약 2평)
- 인테리어 비용: 평당 100만 원 (초기 비용)
- 관리비: 약 50만 원/월 (청소, 유지보수 등)
(2) 총 비용 예시
- 임대료: 20평 × 10만~15만 원 = 200만~300만 원/월
- 인테리어 비용: 20평 × 100만 원 = 2000만 원 (초기 비용)
- 관리비: 50만 원/월
- 총 월 비용: 250만~350만 원/월 (임대료 + 관리비)
3. 비교 결과
- 공유 오피스: 월 300만 원에서 500만 원
- 자체 사옥: 초기비용 2000만원 + 월 250만~350만 원 (임대료 + 관리비)
4. 결론
인원이 늘어날수록 공유 오피스의 월세 증가 비율이 자체 오피스의 월세 증가비율보다 높으므로 자체 오피스가 유리한 것으로 판단됩니다. 단기적으로는 초기비용이 없는 공유 오피스가 유리하지만 오피스에 오래 머물수록 월 비용이 더 저렴한 자체 오피스가 더 지출이 적습니다. 위와 같은 계산이 절대적이진 않지만, 이러한 방식을 활용하여 직접 계산해 보신다면 합리적인 선택을 하실 수 있을 겁니다!
추가 Tip : 공유 오피스의 경우에는 여러 프로모션이 진행되고 있어서 원가에 계약하는 것보다 프로모션을 찾아보고 계약한다면 비용을 더 절약하실 수 있습니다.
이렇게 공유 오피스와 자체 오피스에 대하여 비교 분석 해보았는데요. 자체 오피스를 선택한다면 회의실, 리셉션 데스크 등 여러 공간의 크기 및 운영 방식이 고민 되실 것 같아요. 저희는 그런 고민들을 해결해 드리고자 마일 Analytics를 제공하고 있습니다.
공간과 관련된 일의 고민은 끝이 없는 것 같습니다. 앞으로도 관리자 분들의 고민과 어려움을 해결에 도움이 되는 콘텐츠로 돌아오겠습니다.
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