집에서 할 일을 하고 있던 당신. 처음 보는 사람이 들어와서 집 안을 돌아다니다가 나갑니다. 도대체 누구지? 하고 찾아보아도 그에 대한 정보는 남아있는 것이 없습니다. 이걸 그냥 둘 수 있는 일인가요? 여기서 집만 오피스로 바뀌었을 때, 여러분은 이런 상황을 용납하실 수 있나요?
규모가 커가면서 방문자가 늘어나고 있음에도 방문자 관리에 안일했던 관리자분이라면, 왜 큰 회사들이 방문자 관리를 하는지 그 중요성부터 관리하는 방법까지 이번 콘텐츠를 통해서 알려 드리겠습니다.
1. 방문자 관리를 해야하는 이유
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(1) 보안 강화를 위한 방문자 관리
1) 회사 내 기밀 보호
회사가 커질수록 경쟁사들이 늘어나고, 외부로 유출되어서는 안 되는 정보들이 늘어납니다. 특히 딥테크 기술 창업의 경우 뛰어난 기술력이 회사의 생사를 결정하므로 아직 특허 출원하지 않은 기술이나 노하우가 유출될 경우 회사가 살아남기 어려운 위험에 처할 수 있습니다.
더하여, 고객이 늘어날수록 회사는 많은 고객들의 개인정보를 보유하고 있으므로 소프트웨어 보안과 더불어서 물리적 보안(방문자 관리, 외부인 통제)도 함께 이루어져야 합니다.
2) 방문자 리스크 관리
방문자 출입 기록을 정확하게 기록해 두면 아직 회사 내부에 있는 방문자들이 누구인지, 언제 나갔는지 등을 파악하여 실제로 보안 문제가 발생하였을 경우 어느 방문자로부터 문제가 발생하였는지 추적이 쉽고, 그에 따른 책임 소재를 명확하게 할 수 있습니다.
3) 법적 규제
금융 산업, 의료 산업, 정부 및 국방 산업 등은 고객의 민감한 정보(금융 정보, 건강 정보, 국가 안보)를 다루기 때문에 엄격한 보안에 대한 법적 규제가 따릅니다. 이런 도메인의 기업들은 소프트웨어에 대한 보안은 물론이고 물리적인 보안도 강화하기 위하여 철저한 방문자 관리를 해야 합니다.
4) 고객 신뢰도 향상
방문자 관리를 철저하게 함으로써 고객들의 신뢰를 향상시킬 수 있습니다. 고객들은 자신들의 개인 정보가 철저한 보안 속에서 관리 되기를 원하며, 회사에서 개인정보가 유출된 경우 그 회사는 고객들의 신뢰를 잃게 됩니다.
반대로, 철저한 보안을 통하여 정부 기간에서 인증하는 ISMS-P 등의 인증을 받은 경우에는 고객들이 회사를 더 신뢰할 근거가 됩니다. 철저한 방문자 관리가 이루어지는 것은 ISMS-P 인증을 받는데 도움이 되는 요소로, 고객의 신뢰도 향상에 기여합니다.
(2) 방문 응대 효율성 증진
방문자 관리가 효율적으로 이루어지지 않고 있다면 방문자가 올 때마다 여러 직원들이 신경을 쓰는 상황이 벌어집니다. 실제로 페스트 레인(여신 티켓)의 경우에 외부 방문자가 올 경우 회사 앞에 있는 초인종을 눌러 담당자를 호출하는 방식을 사용하였는데, 초인종 소리에 입구 쪽 직원들의 집중도 하락 문제와 민원이 자주 발생하여 골머리를 앓기도 하였습니다.
퓨쳐 플레이의 경우는 방문자 응대를 전화 통화로 해왔는데, 방문자가 예상보다 일찍 오거나 늦게 오는 경우 전화를 받지 못해서 방문자가 입장을 못 하게 되는 등 비효율의 문제가 발생하곤 했었습니다.
방문자 관리를 하면 이러한 방문 프로세스에서 발생하는 비효율을 해결할 수 있습니다.
퓨쳐 플레이가 방문자 관리 문제를 해결한 방법은? ←— Click!
(3) 방문자 경험 개선 - 기업 이미지 형성
방문자의 방문 과정 경험은 기업에 대한 첫인상입니다. 방문자가 방문하는 과정에서 친절하고 편리하다고 느낀다면 그 회사에 대한 인식도 좋아집니다. 예를 들어, 기업에 방문하는 길에 대한 상세한 안내가 된다거나, 보안상 필요한 절차를 QR코드 인증과 같은 간편한 절차로 해결한다면 방문 과정에 대한 만족도가 상승합니다. 이는 곧 방문자들이 기업에 대하여 좋은 이미지를 형성하는데 기여합니다.
2. 효율적인 방문자 관리 방법
(1) 방문자 관리 시스템 사용
1) 보안 강화
방문자 관리 시스템을 사용하면 수기로 작성하는 방명록보다 방문자의 방문 정보를 정확하게 기록하고 방문 데이터가 누적됩니다. 방문자 관리 시스템에 체크인/체크아웃 기능이 있다면 방문자들의 방문 상태를 주시하여 문제가 발생하였을 때 원인 파악과 대응이 쉽고, 문제 발생의 책임 소재를 명확하게 할 수 있습니다.
2) 효율적인 방문 프로세스
방문자와 방문 일정을 조정한 후에도 실제 방문까지 번거로운 작업이 남아있습니다. 방문자가 방문 일정을 잊지 않도록 리마인드 해줘야 하고, 도착할 시간이 다가오면 곧 연락이 올 거라는 생각에 신경을 쓰고 있게 됩니다. 방문자 관리 시스템은 이러한 절차를 자동화 해주어 번거로움을 줄여주고 방문 일정 전까지는 방문자에게 신경을 빼앗길 일도 줄일 수 있습니다.
3) 방문자 경험 향상
방문자 관리 시스템은 방문자에게 알림톡과 함께 오시는 길에 대한 상세 설명을 보내줌으로써 친절한 방문 안내를 할 수 있고, 이는 방문자 경험 향상으로 이어집니다. 회사에 방문한 방문자는 전화나 수기로 작성하는 방명록이 아니라 QR코드를 찍는 등의 자동화된 방식으로 회사에 입장할 수 있고, 이러한 경험들은 방문하는 회사에 대한 만족도를 높여주는 역할을 합니다.
(2) 방문자 관리 시스템 선택 시 고려 사항
1) 기능
방문자 관리 시스템마다 포함하고 있는 기능이 다릅니다. 방문자 관리 시스템을 선택할 때는 보안을 강화할 수 있는 기능들(체크인 / 체크아웃, 실시간 모니터링 가능 여부, 방문자 등록 등)이 포함되어 있는지 체크하여 선택해야 합니다.
2) 사용 편의성
사용하기 쉬운 UI/UX를 가졌는지를 고려해야 합니다. 방문자 관리 시스템은 일반 임직원이나 방문자들이 쉽게 사용할 수 있어야 하므로 UI/UX가 편해야 합니다. 이는 방문자의 방문 경험과도 직접적으로 연관되어 있어, 특히나 신중하게 선택해야 합니다.
3) 예산
당연히 예산도 중요합니다. 예산 측정할 때 구축형 스마트 오피스를 설계할 것인지, 구독형으로 할 것인지에 따라 초기 도입 비용, 유지 관리 비용, 구독 비용 등이 달라지므로 이들을 고려하여 회사에 적합한 방식을 합리적인 가격으로 도입해야 합니다.
4) 고객 지원
모든 직원들이 써야하는 제품인 만큼 문제가 생겼을 때 CS가 빠른 편인지, 온보딩 절차가 간단한지 등도 고려해야합니다. 이미 사용 경험이 있는 고객리뷰를 살펴 봄으로써 가장 빠르고 정확하게 고객지원이 잘 이루어지는 회사의 제품인지를 확인해 보실 수 있습니다.
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저희는 방문자 관리를 해야 하는 이유부터 방문자 관리를 효율적으로 하기 위한 시스템 사용의 이점과 시스템 선택 시 고려 사항까지 살펴보았는데요. 체계적인 방문자 관리는 기업의 보안 강화, 방문 응대 효율화, 방문자 경험 향상에 긍정적인 영향을 미칩니다.
저희 마일도 고객분들의 방문자 관리를 돕기 위해 노력 중인데요. 다음엔 보안과 방문자 경험 향상에 대해 좀 더 자세한 콘텐츠로 돌아오겠습니다.
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