회의실 이용 수칙 - 데이터 기반으로 세우기

우리 회사는 회의실 관리가 잘 이루어지고 있나요? 데이터를 통한 회의실 이용 수칙 수립부터 합리적인 의사결정 방법까지 소개합니다.
최호재's avatar
Apr 21, 2024
회의실 이용 수칙 - 데이터 기반으로 세우기
월간 타운홀 미팅 날. 분위기가 심상치 않다. 성나 보이는 직원들. 오늘은 꼭 할 말이 있어 보이는 표정이다. 대표가 성과 공유를 마치며 질문을 받겠다고 하자 하나 둘 손을 든다.
“대표님, 회의실 좀 늘려주세요.”
주변이 웅성거린다. 그 말에 동조하는 분위기다. 그리고 대표는 총무/인사 담당자인 당신을 바라보며 묻는다.
“회의실이 정말 부족한가요?”
타운홀 미팅에서 회의실 부족 문제가 언급된다.
타운홀 미팅에서 회의실 부족 문제가 언급된다.

1. 회의실 관리의 답은 “데이터”에 있다.

회의실을 관리하는 담당자의 서러움

회사에서 총무/인사 담당자라면 회의실이 부족하다는 민원을 경험해본 적이 있을거에요. 급격하게 성장해 직원이 늘어난 스타트업이라면 더더욱 그렇죠. 총무/인사 담당자는 한 명의 임직원으로서 회의실이 부족할 때 불편을 경험하지만, 그 일이 빈번하게 발생하여 본인에게 민원이 들어올 때면 당혹스러움을 넘어 답답할 때가 많습니다.

회의실이란 공간의 중요성

회의실이란 공간은 회사의 여러 임직원들이 시간을 맞춰 이용하는 공간이고, 회의실이란 공간 내에서 회사의 중요한 의사결정의 대부분이 내려져요. 회의실이란 공간의 중요성은 누구나 인식하고 있기에, 그 공간 사용에서 발생하는 불편함은 임직원들에게 더 크게 다가옵니다.

회의실 부족 문제의 본질

회의실이 부족하다는 민원을 받게되면 생각합니다. ‘회사 인원을 고려했을때 회의실 수가 부족한 것 아니야?’
이를 진단하기 위해서 우리는 “데이터”를 들여다 보아야합니다. 회의실이란 공간을 효율적으로 쓰고 있음에도 부족한 걸까? 4인실 회의실은 남는데 8인실 회의실만 부족한거 아니야? 등 정말로 회의실의 개수가 부족해서 문재가 발생한 것인지를 파악해야합니다.
더욱이 회사가 이사를 한다고 한다면, 이사 갈 사무실은 n인실 회의실 몇개를 만들어야 할까요? 그 수치의 근거는 무엇인가요? 우리가 감으로 판단하여 결정한 그 회의실들은 결국 회사의 큰 비용으로 돌아오게 됩니다.

2. 회의실 “잘” 쓰는 법 - 이용 수칙 세우기

-회의실 이용 수칙 부터

회의실을 “잘”쓰는 첫 단추는 회의실 이용 수칙부터 시작합니다. 임직원 각자가 회의실 이용의 기본적인 수칙들만 준수하더라도 회의실 공간의 사용성을 상당 수준 상승시킬 수 있어요. 아래와 같은 문제 상황들 중 무엇이 특히 우리 회사에서 자주 발생하는 문제인지 데이터를 통해 파악하고 이를 해결해 줄 수 있는 회의실 이용 수칙들을 세울 수 있어요.
 

-문제 사항 파악하기

(1) 회의실 노쇼

우리는 매주 같은 시간 반복되는 회의 외에도 다양한 팀 및 팀원들과 회의를 잡습니다. 그 구성원 중 누구라도 일정이 변경되거나 회의 전에 해당 안건에 관한 문제가 해결된다면 회의 일정이 변경되거나 취소되죠. 하지만 그렇게 회의가 취소/변경 되더라도 예약된 회의까지 취소하는 경우는 많지 않습니다.

(2) 회의 시간을 넉넉하게 예약한 경우

회의 시간의 부족을 경험해본 사람들은 회의를 예약할 때 시간을 넉넉하게 잡는 경우들이 있어요. 하지만 예약한 시간보다 빠르게 끝난 경우들이 종종 발생합니다. 아쉽게도 회의가 일찍 끝났다고 예약되어 있던 회의를 취소하는 사람은 드물어요. 그 시간에 다른 팀들이 그 회의실을 이용할 수 있음에도 말이죠.

(3) 회의 시간 오버하기

회의를 하다보면 예상한 회의시간 내에 논의를 마치지 못하는 경우들이 종종 발생하죠. 중요한 안건이 있거나 사안이 시급한 경우엔 회의를 연장해서라도 결론을 내려야하는 상황들을 마주하곤해요. 그렇게 뒷타임을 예약한 팀과 회의 일정에 충돌하여 회의 하던 팀은 다급하게 마무리하고, 뒷타임 팀은 미리 준비할 시간을 잃게 됩니다.

(4) 특정 시간에 회의 몰림

출근 직후 오전시간 때나 식후 오후 시간대에 대부분의 회의들이 몰려서 잡혀있죠. 반대로 점심식사 직전이나 늦은 오후시간대엔 회의실들이 텅텅 비어있습니다. 서로 다른 팀의 회의시간을 인지하고 효율적으로 분배한다면 이러한 몰림 현상을 해결할 수 있습니다.

(5) 인원/상황에 맞지 않는 회의실 이용

4인에서 8인실 회의실을 사용하는 경우라던지 화상회의가 아님에도 화상 회의 모니터가 있는 회의실을 사용하는 경우 실제 그 회의실을 사용해야 하는 임직원들은 해당 회의실 사용 기회를 잃게 됩니다. 인원/상황에 부합하는 회의실을 사용하는 규칙을 만들어야 이런 문제를 사전에 방지할 수 있습니다.

-회의실 이용 수칙 예시

회의실 이용 수칙 예시
회의실 이용 수칙 예시

-이용 수칙 준수가 어려운 이유?

하지만 정말 어려운 점은 저렇게 이용 수칙을 고민하여 만들어도 임직원들이 실제로 이행하도록 하는 것이죠. 이미 기존에 해왔던 방식이 있으면 변화하기 쉽지 않고, 해당 방식들은 임직원들이 불편함을 감수해야 하므로 강요하기도 어렵습니다. 가끔은 왜 그런걸 해야하냐고 짜증을 내는 직원도 있죠. 이렇게 회의실을 효율적으로 활용하고 관리하기 어려울 때 직원들의 회의실 이용 경험을 개선시켜 주는 방법이 있습니다.

-마일 Meeting이 회의실 “잘” 사용하게 만드는 방법

(1) 회의실 자동 체크인, 체크 아웃

마일meeting은 임직원들의 소리(데시벨)을 인식하여 회의시간에 회의가 시작되면 자동으로 체크인, 회의가 시작되지 않으면 자동으로 예약이 취소되는 체크아웃이 됩니다. 그렇게 회의실 노쇼가 있거나 회의가 일찍 끝난 경우 자동으로 체크아웃 되어 회의실 공간을 사용할 수 있게 됩니다. 실제로 크몽의 경우에는 마일meeting을 도입하여 노쇼 및 조기 종료로 매달 160시간 이상의 회의실 사용 가능 시간을 더 확보하고 있습니다.

(2) 회의실 예약 연장 요청

회의가 길어질 경우, 뒷타임 회의실 예약자에게 연장 요청을 보낼 수 있어요. 연장 요청이 승인된다면 뒷타임 회의와 회의 시간 충돌 없이 해당 회의를 마무리 할 수 있답니다. 하지만 회의실 연장 요청이 거절당할 수도 있죠? 그 땐 마일meeting이 다른 회의실 예약 현황을 공유하여 지금 당장 예약 가능한 회의실을 선택하실 수 있어요. 그간 번거롭게 뒷타임 회의와 충돌하여 급하게 나오거나, 다른 회의실을 찾아 돌아다녔던 경우를 방지할 수 있죠.
마일Meeting 회의 연장 요청 기능
마일Meeting 회의 연장 요청 기능

(3)회의실 관련 데이터

직원들 사이에서 어떤 회의실이 인기 많은지 알고 계신가요? 마일 meeting은 어떤 회의실이 몇번 예약 되었는지 등의 자료를 제공해주어 어느 회의실이 선호받는지 알 수 있고, 그 회의실의 특징을 분석하여 특정 인원/상황에 맞는 회의실의 수를 늘릴 수 있습니다.(회의실 규모, 화상회의 가부, 공간적 특성 등). 그 뿐만 아니라 이 데이터는 이사할 때도 유용하게 쓰이는데요. 아래에서 살펴보죠.

3. 이사할 때 회의실 개수 결정 - 데이터 기반 결정

결국 회사가 성장하다보면 회의실을 포함한 기존의 공간이 좁아지기 마련이고 이사를 가게됩니다. 그렇다면 다음 이사 갈 사무실의 회의실은 몇개로 하는 것이 좋을까요? 데이터에 기반하여 이를 판단하는 방법들을 알아봅시다.

1) 구글캘린더GTimeReport활용하기

회의실 예약에 구글캘린더를 이용하고 계신다면 구글 캘린더에 누적된 데이터를 활용할 수 있습니다. GTimeReport에 구글 로그인을 하시면 캘린더에 누적된 데이터가 연동됩니다. 여기서 회의 이름, 참석자 등을 특정한다면 어떤 회의실에서 누가 누구와 몇시간씩 회의를 했는지 알 수 있습니다.
구글 캘린더의 특정 데이터를 추출해 낼 수 있다.
구글 캘린더의 특정 데이터를 추출해 낼 수 있다.
이 정보들을 활용하여 회의실 사용의 개선 방향을 고민해볼 수 있습니다. 예를들어, 4인실 회의실이 이용 빈도가 낮다면 그것이 수용 인원의 문제인지, 그렇다면 회의실 수용 인원을 늘릴 수 있도록 좌석과 테이블을 배치한다던지 이사할 때 이를 참고하여 4인실 회의실을 줄이고 8인 이상의 회의실을 늘리는 방법 등을 고려해 볼 수 있겠죠.
 
구글 캘린더에서 특정한 데이터값들을 뽑아낸다.
구글 캘린더에서 특정한 데이터값들을 뽑아낸다.

2) 마일 Meeting 대시보드

하지만 GTimeReport의 경우 UI/UX가 불편하다는 평이 많고, 관리자가 원하는 정보를 한 눈에 파악하기는 어렵습니다. 마일 Meeting의 경우엔 아래와 같이 “가장 많게/적게 예약된 회의실”. “노쇼 비율”, “날짜별 회의실 이용 현황”등을 한 눈에 파악할 수 있게 대시보드를 제공해 드립니다.
 
마일Meeting - 회의실 현황 대시보드
마일Meeting - 회의실 현황 대시보드
이 데이터들을 활용하여 선호도가 높은 회의실과 그렇지 않은 회의실을 파악하고, 분석하여 다른 회의실들도 보완할 수 있습니다. 또 회의가 많은 날이나 시간대를 파악하여 다른 요일 및 다른 시간대를 권장하는 등의 회의실 이용 정책들을 수립할 수 있습니다. 더 나아가 사무실 이전 시 몇인실 회의실을 몇개 만들어야 할지도 데이터를 바탕으로 합리적인 판단을 내릴수 있습니다.
마일_Meeting - 회의실 이용 현황 데이터
마일_Meeting - 회의실 이용 현황 데이터

4. 회의실 관리 문제, 마일Meeting 도입은 간편한 해결책 입니다.

회의는 여러 직원들의 시간을 쓰는 만큼 효율적으로 이루어져야하죠. 그만큼 회의실이라는 공간이 “잘”쓰여 회의가 효율적으로 이루어지도록 도와야합니다. 앞서 설명한 것처럼 마일Meeting은 회의실을 “잘”쓸 수 있게 해줄 뿐아니라 향후 회의실 설계에도 도움을 줍니다.
 
이러한 회의실 관리 방법을 통해 관리자가 일을 “잘”할 수 있게 도와주고 임직원들의 업무경험을 향상시켜주는 등 긍정적인 변화들을 가져올 수 있습니다. 지금 회의실 관리와 관련한 고민을 갖고 있다면 마일 meeting을 도입해야 할 때 입니다.
 
 
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