회사가 커지면서 방문자가 늘어난다면 방문객을 맞이하고 안내를 해줄 공간이 필요해집니다. 이때 우리 회사에 도입해야 하는 공간으로 리셉션 데스크와 프론트 데스크를 혼용하여 사용하기도 하지만 각각은 다른 목적을 수행합니다. 오늘은 각 데스크의 역할과 주요 기능을 설명하고 차이점을 명확히 하여 우리 회사에 지금 도입해야 하는 것이 리셉션 데스크인지 프론트 데스크인지 알려드리도록 하겠습니다.
프론트 데스크란?
병원이나 호텔에 가면 안내해 주시는 분들이 계시죠? 그분들께 예약 내역이나 문의 내용을 말씀드리면 저희를 친절하게 안내해 주십니다. 이처럼 프론트 데스크의 주된 업무는 예약관리, 문의 응답, 방문객 안내 등에 해당합니다. 이러한 프론트 데스크를 필요로 하는 업체들은 주로 호텔, 의료 시설 등 행정 업무가 필요한 시설이죠.
리셉션 데스크란?
기업을 방문했을 때 문 앞에서 방문자 기록을 남기도록 도와주고 출입을 위해 내부 임직원과 연결해주는 역할을 해주는 데스크를 보셨을 겁니다. 이처럼 리셉션 데스크는 주로 방문객을 환영하고 내부로 안내하는 역할을 하는데요. 방문객이 기업을 방문했을 때 처음 마주하는 공간에 배치되어 있어 가장 먼저 방문객과 상호작용을 하는 공간입니다. 이들은 주로 방문객 맞이, 방문자 기록 관리, 방문자 안내, 내부 직원과 전화 연결 등을 합니다. 리셉션 데스크는 방문자에게 즉각적인 도움을 제공하며 방문 경험을 향상시키는 역할을 하므로 주로 중견기업 이상의 기업들이나 방문자 경험에 신경을 많이 쓰는 회사들이 필요로합니다.
프론트 데스크와 리셉션 데스크의 차이점
두 데스크 다 방문객이 처음 왔을 때 그들을 맞이하는 역할을 하는데 차이점은 뭘까요? 프론트 데스크는 예약 일정 관리 및 행정 업무를 하는 역할이 주된 업무입니다. 반면 리셉션 데스크의 경우에는 방문객과 상호작용 하며 그들의 방문 경험을 향상시켜주는 역할이 주된 업무입니다.
위치 또한 리셉션 데스크는 회사에 입장하는 입구 쪽에 있어 리셉션 데스크에서 방문 절차를 밟은 후 회사에 입장할 수 있는 반면, 프론트 데스크는 회사 내부에 위치하여 방문자가 공간에 입장한 후에 프론트 데스크에서 자신의 예약 현황을 확인하거나 안내를 받을 수 있습니다.
왜 리셉션 데스크가 필요한가?
위에서 살펴본 바와 같이 일반적으로 회사에서는 프론트 데스크보다는 리셉션 데스크를 설치하게 됩니다. 회사가 커질수록 방문객들이 늘어나고 그들의 방문 경험에도 신경을 써야 할 시점이 옵니다. 리셉션 데스크는 회사의 첫인상이므로 이를 좋게 하는 것은 브랜드 이미지 향상으로 이어집니다.
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뿐만 아니라 리셉션 데스크에서 필수적으로 거치는 방명록 작성을 통하여 보안도 강화할 수 있습니다. 회사가 커져갈수록 고객사와 파트너사가 늘어가고, 그들의 정보를 안전하게 보관하고 있는지 판단의 근거인 iso/isms-p 등 인증을 받아야합니다. 이때 방문자 기록을 철저하게 관리하고 있는지도 인증을 받는데 중요한 하나의 요소이며, 메타(구 페이스북)와 같은 외국계 기업과 파트너십을 맺는 경우에는 보안 서비스를 통하여 철저한 관리를 해야 하는 것이 조건인 경우도 있습니다. 방문자가 늘어나도 방명록 관리가 원활하게 이루어지고 방문자도 착오 없이 이를 수행하기 위해서는 리셉션 데스크가 필요하게 됩니다.
이렇게 프론트 데스크와 리셉션 데스크 각각의 고유한 역할과 필요성, 차이점을 알아보았는데요. 그동안은 많이 혼용해서 사용하셨더라도 이 글을 읽으신 분들은 각각을 잘 구별하여 쓸 수 있을거라고 생각합니다. 회사가 커질수록 회사 내에서도 리셉션 데스크를 두어야 하는 게 아닌가 하는 얘기가 나올 것 같은데요. 도입 여부는 리셉션 데스크의 설치 비용부터, 공간 임대료, 직원 고용 비용까지 여러 지출 요소들을 고려하여 판단하셔야 합니다.
비용이 부담되거나 리셉션 데스크 인력을 늘려야 하나 고민이 될 때는 이를 대체하거나 인력을 줄여줄 수 있는 소프트웨어 서비스를 고려해 보는 것도 하나의 방법일 것 같습니다.
저희는 다음 콘텐츠에서 다시 찾아뵙도록 하겠습니다!
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