직원들에게 사랑받는 회의실 세팅 꿀팁
회의실 세팅 시 필요한 기본적인 비품들, 회사의 문화를 투영하는 회의실 만드는 방법, 스마트한 회의실 관리 방법까지 살펴보실 수 있습니다.
Jun 15, 2024
사무실 이사를 준비하고 있을 때, 이사 한 후의 회의실에 어떤 것들을 갖춰둬야 할지 고민하게 됩니다.
회의실 담당자분이라면 임직원들이 회의실을 이용하면서 만족도가 높았으면 좋겠다고 생각하실 겁니다. 오늘은 회의실 세팅에 기본적으로 필요한 비품들과 센스있는 회의실을 만들 수 있는 요소들을 살펴보겠습니다.
1. 센스있는 기본 비품
회의실을 세팅할 때 기본적으로 갖춰져야 할 비품은 어떤 것들이 있을까요? 회의실의 규모에 따라 다소 차이가 있을 수 있겠지만 하나씩 함께 체크해보겠습니다.
(1) 화이트 보드 및 마커
8인 이하의 회의실의 경우 화이트보드를 활용한 회의를 주로 합니다. 따라서 화이트보드와 마커, 지우개를 갖춰야 합니다. 이때 원하는 색의 마커가 부족하게 되면 매번 채워 넣기 번거로울 수 있으므로 수납장을 함께 두어 충분한 마커와 지우개를 두도록 합니다.
(2) 콘센트와 멀티탭
회의에 참석할 때 노트북이나 패드 등 다양한 전자기기를 동반합니다. 때로는 충분히 충전하지 못한 채로 회의에 참석하는 인원들이 있으므로 충전을 할 수 있도록 콘센트 위치를 설정하고 멀티탭을 두는 것이 좋습니다. 많은 충전기 선이 통로에 위치해 있으면 통행에 불편함을 초래할 수 있으므로 책상에 빌트인 되어있는 멀티탭을 구매하는 것을 추천합니다.
(3) 디스플레이 및 스크린
회의의 주된 내용이 이미 준비된 노션이나 피피티를 바탕으로 진행할 땐 노트북 화면을 전체 공유하여 진행하는 것이 편합니다. 이를 위해 화면 공유가 가능한 디스플레이를 설치하여야 합니다. 인원이 많아 디스플레이만으로 부족할 경우, 스크린을 통해 더 큰 화면 공유를 가능하도록 할 수 있습니다.
이 두 경우에는 유선으로 화면 공유를 할 수 있는 HDMI 선이 필수적이며, 무선 공유도 가능하다면 더욱 좋습니다. 추가로 스크린을 설치할 경우에는 발표를 하면서 화면을 넘길 수 있도록 프레젠테이션 리모컨도 함께 두시길 바랍니다.
(4) 타이머 및 시계
회의하다 보니 회의 시간이 초과하어 다음 팀이 회의실 문을 두드렸던 경험이 있으신가요?
회의를 하다보면 회의에 집중하여 시간을 놓치는 경우가 많습니다. 이 때 회의실에 시계까지 없다면 회의가 밀려 다음 회의에 지장을 주는 문제가 발생하기도 합니다. 또 타이머가 있다면, 여러 안건이 있는 회의에서 안건마다 적절한 시간을 분배하도록 시간 관리가 가능합니다. 회의실에 타이머를 두는 것만으로도 센스있는 관리자가 될 수 있습니다.
(5) 커튼 및 블라인드
요즘은 탁 트인 오피스를 선호하다보니 회의실도 유리벽으로 되어 있는 오피스들이 많습니다. 하지만 회의 내용이 일부 보안을 필요로하거나 외부에 통행하는 사람들이 신경쓰일 때 이를 가릴 수 있는 커튼을 설치하는 것이 좋습니다. 또한 회의실이 창가 쪽이라면 햇빛이 들어와 화면이 보이지 않거나 눈을 아프게하는 경우도 있어, 블라인드를 설치하여 햇빛을 통제할 수 있도록하는 것이 좋습니다.
(6) 방향제 또는 디퓨저
회의실은 여러 사람이 쓰는 곳이다 보니 관리가 조금만 안되더라도 금방 냄새가 나곤 합니다. 회의실의 분위기를 한 층 더 좋게 만들기 위해 센스있게 방향제나 디퓨저를 활용하는 것은 어떤가요? 향이 너무 강하다면 오히려 방해가 될 수 있으므로, 향이 강하지 않은 라벤더나 유칼립투스 향의 디퓨저를 회의실 구석에 배치해 둔다면 은은하게 향을 낼 수 있습니다.
(7) 화상 회의 장비
최근엔 화상회의를 많이 하므로 회의실 중 몇 곳에는 화상 회의 장비들을 설치해 두는 것이 좋습니다. 회의 참여자들의 얼굴을 선명하게 볼 수 있는 고해상도 웹캠이나 마이크 등을 설치하고 화상회의 소프트웨어인 Zoom 등의 소프트웨어를 미리 다운 해 두는 것이 좋습니다. 화상 회의다 보니 인터넷 연결 속도나 조명도 신경쓴다면 센스있는 관리자가 될 수 있습니다.
2. 회사 문화를 반영한 회의실 세팅
회의실은 회사의 비전과 문화를 반영하는 공간이기도 합니다. 회사의 비전과 문화를 담은 회의실 이름 짓기, 포스터 및 소픔 두는 방법을 통해 회사의 공간으로 만들 수 있습니다.
(1) 회의실 이름
회의실 이름을 통해 회사의 문화를 투영할 수 있습니다. 예를 들어, 카카오 스타일과 같은 쇼핑몰 서비스 회사는 회의실 이름을 블루나 퍼플과 같은 색상의 명칭으로 해두고, 회의실 내부를 그 색상과 관련된 의상이나 이미지로 채워 다채로운 분위기를 형성하였습니다. 방문자가 이런 회의실로 초대된다면, ‘아 이 회사는 이런 트렌디한 근무 환경에서 일하는구나.”하고 직관적으로 느낄 수 있게 됩니다. 배달의 민족 서비스를 제공하는 우아한 형제들의 경우에는 회의실 이름을 구성원의 자녀 이름으로 한다고 합니다. 이런 회의실 이름을 보면 회사의 문화에 대해 ‘회사가 구성원뿐 아니라 구성원의 가족에도 신경을 많이 쓰는구나.’ 라고 직관적으로 생각할 수 있습니다.
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(2) 소품 및 포스터
회사의 사명과 비전이 담은 문구를 벽에 붙여두거나 회사의 역사나 성장 과정이 담긴 포스터를 붙여두어 회사에 대한 자부심과 소속감을 높일 수 있습니다. 그 외에도 회사의 로고나 회사의 상징성이 담긴 소품을 전시해둠으로써 회사의 정체성을 강조할 수 있습니다. 카카오의 경우엔 회의실 입구에 카카오 대표 캐릭터인 라이언을 설치해둠으로써 회의실을 오갈 때 카카오에서 일하고 있다는 정체성을 느낄 수 있도록 합니다.
3. 스마트한 회의실 관리 시스템
기존의 서비스를 통하여 스마트한 방법으로 회의실을 관리할 수 있게 세팅할 수 있습니다.
(1) 구글 캘린더 연동
구글 캘린더로 회의실 리소스를 연동하여 쉽게 회의실을 예약 관리 할 수 있습니다. 직원들도 구글 캘린더를 통해 회의실을 예약하고 쓸 수 있고 관리자도 회의실 예약 현황을 관리할 수 있습니다. 다만 초기의 설정이 어려울 수 있고 매주 반복 예약을 하고 회의를 하지 않아 유휴공간이 발생하는 등의 문제가 생길 수 있습니다.
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(2) 마일 서비스 사용
마일 Meeting을 사용하면 구글 캘린더와 연동하여 편리하게 회의실 예약 관리가 가능합니다. 회의실에 설치된 태블릿을 통해 별도 예약 과정 없이 바로 예약하여 회의실을 사용할 수 있고, 회의실 노쇼 등이 있는 경우 음성 데시벨을 인식하여 자동으로 예약이 취소되어 유휴공간을 활용할 수 있게 됩니다.
회의실 사용 데이터도 누적되어 어느 회의실을 가장 많이 사용하고 있는지, 노쇼로 예약 취소되어 아낀 시간, 노쇼로 가장 많이 예약 취소된 회의실 등 여러 정보를 확인할 수 있는 대시 보드도 확인할 수 있습니다. 센스있는 회의실 관리자가 되기위해서는 마일 도입도 꼭 필요한 요소이지 않을까요?
센스있는 회의실 관리자가 될 수 있는 여러 가지 방법들을 살펴보았습니다. 회사 문화나 상황마다 취할 수 있는 것들이 다르겠지만 언급된 것 중 일부만 취하더라도 더욱 더 세심한 관리자로 인정받을 수 있을 겁니다.
여러 직원들의 커뮤니케이션이 일어나는 회사의 핵심 공간 회의실. 조금의 관심을 더 기울여 사랑받는 회의실을 만들어 보시길 바랍니다.
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