사무실 폰부스 도입 가이드: 고려사항부터 실제 사례까지
폰부스 도입 배경부터 도입 시 고려할 점을 한 번에! 실제 기업들 사용 사례까지 알려드립니다.
Dec 08, 2024
연말은 많은 기업들이 새로운 오피스를 찾아 이사하는 시기입니다. 총무 담당자분들은 새로운 오피스 임차부터 인테리어, 설비까지 다양한 업무에 치이며 바쁜 날들을 보내죠. 그 와중에 임원분들은 기대감을 담아 새로운 아이디어를 제시하곤 합니다.
- “새 오피스엔 자율 좌석제를 도입해 볼까?”
- “우리도 스마트 오피스로 디지털 전환(DX)을 시작해야 하지 않을까?”
- “사내 카페 하나쯤 있으면 좋지 않을까?”
이런 요청들에 업무 부담이 높아지지만, 더 나은 오피스를 구축하기 위하여 여러 시도들을 고민하게 됩니다. 오늘은 그중에서도 많은 회사들이 도입하고 있는 "폰부스"의 도입 이유와 고려 사항을 알아보겠습니다.
1. 사무실에 폰부스가 필요한 3가지 이유
1) 프라이버시 보호
사무실에서 개인 통화를 해야 할 때 마땅한 공간이 없다면 복도나 라운지에서 통화를 하게 되고, 자연스럽게 주변 사람들에게 통화 내용이 노출될 수 있습니다. 이는 직원들에게 불편함을 줄 수 있죠.
폰부스를 설치하면 직원들이 편하게 통화할 수 있는 공간을 제공하며, 사생활 보호와 근무 환경 만족도를 동시에 높일 수 있습니다.
2) 화상 미팅 장소로 활용
코로나(COVID-19) 종식 이후 재택 근무에서 사무실로 복귀했지만, 화상 미팅은 여전히 업무의 필수 요소로 자리 잡았습니다. 1명이 화상 미팅을 위해 다인 회의실을 사용하는 것은 공간 낭비가 될 수 있고, 라운지와 같은 열린 공간에서는 소음으로 인해 집중도가 떨어질 수 있습니다.
폰부스를 화상 미팅의 장소로 활용함으로써 주변 소음으로부터 벗어나 집중도 있게 화상 회의를 진행 할 수 있고, 다인 회의실은 대면 회의를 위한 장소로 남겨둘 수 있어 회의실 활용도도 높일 수 있습니다.
꿀팁
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사실은 “사용 행태적 관점 : 회의실 노쇼, 잦은 화상 회의, 장시간 예약”의 문제일 경우가 많아요.
그리고 이러한 문제는 회의실 증축이 아닌, 시스템을 이용하거나 폰부스와 같은 공간을 도입함으로써 해결할 수 있습니다.
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3) 업무 집중 공간
폰부스는 통화나 화상 미팅 등 커뮤니케이션의 공간으로 쓰일 뿐 아니라 업무 집중 공간(포커스 룸)으로 활용되기도 합니다. 사무실과 같은 오픈된 공간보다 밀폐된 개인 공간에서 더 집중이 잘되는 분들은 폰부스에서 일하기를 선호합니다. 이렇게 직원들은 자신이 일할 수 있는 공간을 선택할 수 있다는 점에서 만족감을 느끼며, 업무 생산성을 더 높일 수 있는 공간에서 일할 수 있습니다.
주의할 점
하지만 일부 직원이 하루 종일 독점적으로 사용할 가능성도 있습니다. 이를 방지하기 위해 사용 시간 제한 규칙을 마련하거나, 예약 시스템을 도입하여 효율적인 공간 활용을 유도하는 것이 중요합니다.
2. 사무실에 폰부스 도입 시 고려할 점
1) 폰부스의 형태
폰부스는 크게 2가지 형태로 구축이 가능합니다. 1) 구축형 폰부스와 2) OEM형 폰부스로 나눌 수 있습니다.
구축형 폰부스의 경우 이사할 오피스를 인테리어 할 때 일부 공간을 폰부스 공간으로 만듭니다. 폰 부스를 통화 및 간단한 화상미팅 정도만 가능한 공간으로 만들지, 직원들이 오랜 시간 집중해서 업무를 할 수있는 포커스 룸으로 만들지를 고려하여 공간의 크기를 결정하고 원하는 방향으로 인테리어를 할 수 있습니다. 다만, 한 번 구축된 이후에는 크기나 위치의 변경이 어려운 만큼 신중하게 판단하여 구축해야합니다. 이는 고급스러운 인테리어를 원하거나 브랜드 아이덴티티가 중요한 기업에서 주로 도입합니다.
OEM 폰부스의 경우 특정 몇 개의 업계로부터 제작된 폰부스를 구매할 수 있습니다. OEM 폰부스의 경우 크기와 내부 구성은 일률적이지만 위치 이동 및 개수 증감은 용이한 만큼 한 번 구축한 이후에도 변경할 수 있습니다. 폰부스 최초 도입 시에 폰부스의 수와 위치에 대하여 확신이 들지 않을 때는 OEM 방식 폰부스를 설치하고 위치나 수를 바꿔보는 시도를 할 수 있습니다.
ㅤ | 구축형 | 이동형 |
위치 변경 | 어려움 | 쉬움 |
개수 변동 | 어려움 | 쉬움 |
커스텀 정도 | 높음 | 낮음 |
공간 활용도 | 높음 | 중간 |
설치 시간 | 김(인테리어 필요) | 짧음 |
비용 | 초기 비용 높은편 | 비교적 저렴한 편 |
2) 폰부스는 몇 개 도입하는게 적절할까?
폰부스를 몇 개나 도입하는게 적절할지도 고민이 되는 문제입니다. 기존에 폰부스를 사용해 본 회사라면, 기존 폰부스 개수에 비추어 적절한 폰부스 수를 판단할 수 있습니다. 기존 폰부스 수를 늘리거나 줄이고 싶다면, IoT 장비를 통해 실제 사용량 데이터를 확보한 후 현재 폰부스 수가 부족한지 충분한지 판단할 수 있습니다.
데이터로 폰부스 사용량 파악하는 방법이 궁금하시다면? ←— Click!
폰부스를 최초로 도입하는 경우라면, 이렇게 기존 폰부스 활용량을 기반으로 적절한 폰부스 수를 결정하기 어려울 텐데요. 이때는 직원 수 15명 당 1개의 폰부스를 설치한 후 사용량에 따라 추가로 설치하는 방법이 있습니다.
3) 폰부스 위치
폰부스 위치를 정할 때는 그 설치 배경을 살펴보아야 합니다. 아무리 폰부스라 해도 완전한 방음을 하긴 어려워요. 따라서 사무실과 너무 가까운 공간보다는 라운지나 복사실 같은 공용공간 쪽에 배치하는 것이 좋습니다.
그렇다고 사무실에서 접근성이 떨어지는 외곽에 둔다면, 전화가 온 경우와 같은 급한 상황에 접근하기 어렵기에 사용성이 떨어져 레이아웃을 처음 설계할 때 이런 점들을 고려하여 위치를 선정해야 합니다.
3. 폰부스 도입 사례
1) 패스트 파이브
패스트파이브의 경우엔 OEM 폰부스를 사용하였습니다. 오래 집중할 수 있는 형태보다는 통화나 간단한 화상미팅정도가가능한 형태이며, 통유리로 되어있어 사용자의 유무를 쉽게 파악할 수 있습니다.
위치는 복사기 등이 배치된 공용공간에 두어 접근성이 좋은 곳에 배치해 두었고, 한 사람이 폰부스를 너무 오래 쓰지 않도록 비교적 좁은 공간에 작은 의자정도만 배치해 둔 것을 확인할 수 있습니다.
2) 뱅크샐러드
뱅크샐러드의 경우 구축형 폰부스로 만들어 내부를 개별적으로 인테리어 했음을 알 수 있습니다. 단순히 짧은 통화 뿐만 아니라 장시간 업무하기에도 충분한 공간을 확보하고 편한 의자와 책상으로 집중 업무 공간(포커스 룸)의 형태로 만들었습니다.
이렇게 폰부스가 필요한 배경부터 폰부스의 종류와 개수 및 위치 결정 방법, 실제 도입 사례까지 알아봤는데요. 이사하며 정신 없는 와중에 새로운 공간을 도입하기 위한 기획서를 제출하는데도 시간을 쓰다보면 “괜히 폰부스까지 도입하자고 그랬나..”하는 생각이 들 수도 있습니다.
그럼에도, 어렵게 도입한 후 회사의 임직원들이 잘 써주고 만족도가 높아지는 것을 보면 “하길 잘했다!”하며 뿌듯하실 텐데요. 저희 마일은 그런 총무분들께서 도입 준비 자료를 만들고 작성할 시간을 아껴, 더 많은 기획과 시도를 해보실 수 있도록 양질의 정보를 제공하도록 하겠습니다.
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