총무(General Affair Management)는 단어의 정의에서도 나타나듯 회사 안에 있는 모든 운영과 행정 업무를 총괄하는 기업의 윤활유 역할을 하는 직무입니다. 이번 포스팅에서는 총무의 다양한 업무와 역할를 그 특성에 따라 구분해보고, 이러한 구분을 바탕으로 일을 잘하는 총무들에게서 찾을 수 있는 공통적인 특징에 대해 보다 자세히 소개하겠습니다.
1. 업무 프로세스화 / 자동화
☝️ 총무 업무의 성격에 따른 분류부터
총무 업무는 업무의 주기성이라는 특징을 기준으로 반복/주기성 업무와 스팟성 업무로 구분할 수 있습니다. 이때 내가 책임지고 있는 업무의 유형을 파악하는 것이 중요한데요. 아래와 같이 구체적으로 분류할 수 있습니다.
반복/ 주기성 업무 - 일정한 주기로 꾸준히 발생
- 사무용품 및 비품 관리 : 매월 사무용품 재고를 확인하고 필요한 물품을 발주
- 사내 시설/공간 관리 : 정기적으로 사무실 청소 서비스 점검, 에어컨 필터 교체, 사무실 점검 등의 작업
- 경비 및 비용 처리 : 매월 직원의 출장비 청구, 공과금 납부, 예산 정산 등의 업무
스팟성 업무 - 예상치 못한 상황에서 갑자기 발생
- 긴급 유지보수성 업무 : 갑작스러운 정전, 냉난방 고장, 수도 누수 등의 즉각적인 조치가 필요한 이슈 핸들링
- 이벤트 및 행사 준비 : 직원 워크숍, 외부 고객 방문, 회사 행사 등 예고 없이 추가된 일정 준비
- 임원 요청 업무 : 임원의 갑작스러운 출장 준비, 미팅 장소 섭외, 특정 자료 준비 등 긴급한 요청이 들어오는 경우
✌️ 분류에 따른 업무 효율화 방법
반복 / 주기성 업무
- 체계화 및 문서화: 모든 과정을 표준화된 절차로 정의해 반복 작업의 효율성 개선
- 자동화 도구 활용: 일정 주기로 발생하는 업무를 자동화하여 시간 절약 및 오류 감소를 유도
스팟성 업무
- 우선순위 설정: 스팟성 업무가 발생했을 때, 기존 업무와의 중요도 및 긴급도를 비교해 우선순위를 정합니다.
- 유연한 대응 능력: 다양한 상황에 대비한 대응 매뉴얼과 비상 연락망을 갖춰 빠르게 문제를 해결합니다.
의 방법론을 적절히 적용하여 업무의 효율화와 함께 일의 능률도 함께 개선할 수 있습니다.
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2. 태스크 매니지먼트 / 우선순위 관리
총무 담당자의 업무는 종류가 다양하고 우선순위가 상시 변동되기 때문에, 효율적인 태스크 매니지먼트와 우선순위 관리가 필수적입니다. 잘 정리된 업무 프로세스는 업무 효율성을 높이고, 갑작스러운 업무 변화에도 유연하게 대응할 수 있는 기반을 제공합니다.
☝️ 태스크의 리스트화
먼저, 모든 태스크를 리스트화하는 것이 중요합니다. 처리해야 할 업무를 모두 시각적으로 정리하면, 한눈에 전체 상황을 파악할 수 있습니다. 그다음, 각 업무의 중요도와 긴급도를 평가해 우선순위를 설정합니다. 이때, 아래와 같은 아이젠하워 매트릭스를 활용하면 도움이 됩니다.
해당 매트릭스의 핵심은 내가 중요한 업무들에 대해 우선순위를 판단하고, 더 중요한 일에 실무자의 리소스를 집중하는 의사결정의 프레임워크에 있습니다. 우선순위를 제대로 관리하지 못하면, 시간에 쫓겨 중요한 일을 놓칠 가능성이 높아집니다. 반대로, 체계적으로 관리된 태스크는 단순히 일을 처리하는 것을 넘어 조직에 실질적인 가치를 제공할 수 있습니다.
✌️태스크 매니지먼트 툴 활용
또한, 태스크 매니지먼트 툴을 활용하는 것도 효과적입니다. 대표적인 칸반보드 형태의 Asana, Notion 같은 도구 뿐 아니라 최근에는 사내 메신저인 슬랙에서 곧바로 활용 가능한 슬랙 리스트는 업무 진행 상황을 시각적으로 보여주며, 주목을 받고 있습니다.
3. 다양한 이해관계자들과의 커뮤니케이션 능력
총무 담당자는 조직의 허브 역할을 하며, 다양한 이해관계자들과의 소통을 통해 업무를 조율합니다. 이 과정에서 효과적인 커뮤니케이션 능력은 필수적인 역량입니다. 일 잘하는 총무 담당자들의 커뮤니케이션 방식에서는 크게 3가지의 특성을 찾아볼 수 있었습니다.
1️⃣ 데이터 기반의 설득력
첫째로, 데이터에 기반한 설득입니다. 총무 업무에 정성적인 업무가 많다보니 새로운 시도를 할 때 그 근거를 명확하게 제시하기 어렵습니다. 이때 데이터를 활용하는 것만으로도 일을 잘한다는 신뢰감을 줍니다.
예를 들어, 회의실이 부족하다는 민원을 받았을 때 회의실이 비어있는 경우를 많이 본 것 같은데 왜 부족하다고 하는지 공감하기 어려울 때가 있습니다. 이때 회의실 이용 데이터를 기반으로, “회의가 오후 2시부터 오후 4시까지 전체 회의의 60%가 집중되어 있어 이 시간을 피해서 회의를 진행해주세요.”, “회의실 노쇼가 발생하는 회의가 30%나되니 회의 일정이 변경되면 회의실 예약도 취소해주세요.”와 같이 단순히 회의실이 부족한게 아니라 회의실 이용 행태가 문제였음을 명확하게 파악하여 구성원들을 설득할 수 있습니다.
2️⃣ 적극적인 경청
둘째로 적극적인 경청입니다. 직원들은 근무 중 불편한 사항이 생겼을 때 총무 담당자에게 민원을 신청합니다. 총무 입장에서도 새롭게 발생한 스팟성 업무에 일이 늘어난 기분이 들지만, 동료의 문제 상황을 공감하며 적극적으로 들어주고, 반응 해주는 것만으로도 불편 사항이 잘 해결될 것 같은 믿음을 줍니다.
3️⃣ 누락없는 꼼꼼함
마지막으로 누락없는 꼼꼼함이 중요합니다. 부서 간 업무 조율이나 외부 업체와의 협력 과정이 많은 총무 업무 특성상, 누락된 주요 정보는 혼란을 초래할 수 있습니다. 따라서 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 필요한 정보만을 명확하게 전달해야하고 전달된 정보를 상대방이 확인 했는지도 꼼꼼하게 체크해야합니다.
본 포스팅을 통해, 모두에게 인정 받는,일 잘하는 총무 / GA 매니저들의 공통점들에 대해서 살펴보았습니다. 핵심은 각 방법론의 본질과 핵심 프레임워크를 실무에 적용해내는 것에 있습니다.
총무 업무는 누구나 할 수 있지만 또 누구나 잘 할 수 없다는 말이 있는 것처럼 위 방법론을 바탕으로 실무에 잘 적용 한다면, 단순한 관리자를 넘어 조직 운영의 핵심적인 역할을 수행하는 인력으로 거듭날 것 입니다.
조직의 unsung hero인 모든 GA 매니저, 총무 담당자 분들을 마일 팀이 응원합니다!
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