회의실 예약 관리 시스템 TOP4 전격 비교(ver.2024)
회의실 예약 관리 솔루션이 회사에 필요한 이유를 구체적으로 살펴보고 여러 솔루션의 장/단점을 비교하여 어떤 솔루션이 우리 회사에 가장 적합한지 알아보세요!
Oct 14, 2024
회의실을 더 효율적으로 운영하기 위해 회의실 예약 관리 시스템 도입에 고민이 있으신가요?
회의실과 관련된 민원을 접하고, 직원들이 회의실을 좀 더 편하게 이용할 수 있는 방법을 고민하다 보면 회의실 예약 관리 솔루션을 찾게 됩니다. 특히, 회의실은 공용공간으로 개인 공간에 비해 관리 및 통제가 어렵고, 여러 구성원의 시간을 쓰는 공간이라는 특징이 있습니다. 그만큼 회의실 예약 관리는 기업의 비용 절감 및 직원들 근무 환경 개선에 큰 영향을 미칩니다.
회의실 예약 관리 솔루션이 회사에 필요한 이유를 구체적으로 살펴보고 여러 솔루션의 장단점을 비교하여 어떤 솔루션이 우리 회사에 가장 적합한지 알아보려고 합니다.
😎 회의실 예약 관리 시스템이 필요한 이유?
(1) 회의실 운영 최적화
회의는 여러 직원이 참여하는 업무인 만큼, 회의 과정에서 발생하는 비효율은 그 정도가 참여 인원에 비례하여 커집니다. 예를 들어 회의할 회의실을 찾아 5분만 헤매더라도 전체 직원 리소스는 5*N분 낭비되며, 앞 팀이 회의실 예약 시간을 3분만 초과하더라도 전체 직원 리소스는 3*N분 낭비됩니다. 그만큼, 회사의 회의실 운영을 최적화하여 회의실이 필요할 때 쉽게 찾아 쓸 수 있도록 해야 하고, 부족하지 않도록 해야 합니다.
이를 해결하기 위해 회의실 수를 늘리는 것은 비용 및 시간이 많이 투자되는 일이며, 무작정 회의실 수를 늘린다고 해결되는 문제도 아닙니다. 회의실을 효율적으로 운영하기 위한 노력이 수반 되어야 하며, 회의실 운영에 비효율이 발생하는 원인을 분석하고 시스템을 통한 해결을 위해 회의실 예약 관리 시스템이 필요합니다.
(2) 직원들의 회의실 사용 경험 개선
갑자기 회의가 생기거나 회의가 길어져 다른 회의실에서 이어서 회의해야 할 때면 비어있는 회의실을 찾곤 합니다. 급하게 빈 회의실을 찾아 회의를 하더라도 그 회의실을 예약한 팀이 찾아오면 다시 회의실을 내어줘야 하고 예약한 팀에게도 민망해지는 상황이 발생합니다.
이러한 회의실 이용 경험 개선을 위해 빈 회의실의 예약 현황을 현장에서 조회할 수 있고, 비어 있는 회의실의 경우 쉽게 예약해서 쓸 수 있도록 하여 직원들의 업무 경험을 개선하는 것도 필요합니다.
그렇다면 회의실 예약 관리 솔루션엔 어떤 것이 있고 어떤 장/단점이 있을까요?
🤔 회의실 예약 관리 시스템 비교 분석
(1) 마일 (Mile Meeting)
KEY POINT
- 장점 👍 : 회의실 부족 문제 해결 및 회의실 예약 현황 조회. 합리적인 가격.
Mile의 Mile Meeting의 경우 회의실 공간 운영을 최적화하는 방향으로 고도화된 제품입니다. Mile Meeting은 데시벨을 통한 Auto Check in / Check out으로 회의실을 예약하고 사용하지 않는 경우(이하, 회의실 노쇼) 자동으로 회의실 예약을 취소하여 유휴공간을 이용할 수 있게 합니다. 또한 회의실 이용 현황 대시보드를 제공하여 회사의 회의실 이용 현황을 데이터로 쉽게 파악할 수 있습니다. 이 데이터를 근거로 회의실 운영의 비효율이 발생하는 원인을 파악하고 개선하기 위한 정책을 세울 수 있습니다.
더하여, 회의실 예약 현황 조회 및 바로 예약, 회의실 예약 시간을 연장 및 민원 신청을 손쉽게 할 수 있도록 하는 기능을 제공하고 있습니다.
가격의 경우도 별도의 태블릿 비용을 부과하지 않으며, 월 5만 원(연 결제 시 20% 할인)의 가격으로 이용하실 수 있습니다.
다만, 온프레미스 방식으로는 서비스를 제공하고 있지 않다는 점은 유의하셔야 합니다.
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(2) 핸들리 (Handly)
KEY POINT
- 장점 👍 : 공간 예약 현황 조회. 회의실 외 공간도 추가 가능. 구축형 제공. 앱 형태 예약 시스템 제공.
Handly는 회의실 예약 현황 조회와 바로 예약 기능 위주로 고도화된 제품입니다. 특징으로는 회의실뿐 아니라 다른 공간의 예약 관리도 할 수 있다는 장점이 있습니다. 공간 예약 시스템을 기본으로 제공하며, 별도의 태블릿 요금과 구독료를 지불한다면 예약 시스템과 연동되는 태블릿을 비치하여 공간의 예약 현황을 조회해 볼 수 있습니다.
또한 웹 뿐 아니라 앱 형태로 예약 시스템을 제공하고 있으며, 온프레미스 형태(구축형)로도 서비스를 제공하고 있습니다.
회의실을 예약하고 쓰지 않는 경우 노쇼로 처리되는 기능이 있으나, 입장 및 퇴장할 때 별도의 Check in / Check out을 입력해야 하므로 직원들이 회의실 출입 할 때마다 신경을 써야 합니다.
태블릿을 통한 회의실 예약 현황 및 조회를 하기 위해서는 별도 고정비 및 키오스크 모드에 대한 구독료가 추가되어 가격이 오른다는 점에 유의해야 합니다.
(3)에이텐(ATEN)
KEY POINT
- 장점 👍 : 회의실 예약 현황 조회. 커스텀 가능한 태블릿 화면. 구축형 제공.
ATEN 회의실 예약 시스템은 ATEN에서 제공하는 소프트웨어를 통해 회의실을 예약할 수 있고, ATEN에서 제공하는 태블릿을 통하여 회의실 예약 현황을 조회할 수 있습니다. 회의실 앞에 배치된 태블릿을 통하여 회의실 예약 현황 및 현재 사용 여부를 파악할 수 있으며, 빈 회의실을 쉽게 예약해서 쓸 수 있습니다. 기업에 로고 등을 통하여 태블릿에 보이는 화면을 커스텀할 수 있는 장점을 갖고 있습니다.
다만, 각 태블릿의 고정비와 회의실 예약 시스템 사용료의 가격대가 있는 편으로 도입 장벽이 높으며 회의실 노쇼의 경우에도 별도로 Check in/Check out을 위한 터치가 필요하므로 직원들이 회의실 출입 할 때마다 신경을 써야 합니다.
(4) 동아 PM
KEY POINT
- 장점 👍 : 회의실 예약 현황 조회 및 핫데스킹 등 스마트 오피스 서비스 다수 지원. 중앙 전원 제어(POE) 지원.
동아 PM의 경우 스마트 오피스를 구축해 주는 서비스로 주로 온프레미스 형태로 서비스를 제공합니다. 마찬가지로 회의실 앞에 태블릿을 비치하여 예약 현황 조회 및 입장 시 바로 예약하여 회의실을 사용할 수 있도록 합니다. 특히나, 여러 태블릿을 중앙 전원 제어(POE) 할 수 있어 회의실이 많아도 관리하기 간편하다는 장점이 있습니다.
다만, 구축 형태로 제공하기 때문에 초기 도입 비용이 높은 편이며 대규모 공사가 병행되는 경우가 있어 새로운 사무실로 이사할 때와 같은 특수한 상황에 도입해야 한다는 어려움이 있습니다.
(5) 한 눈에 보는 회의실 예약 시스템 비교
ㅤ | 마일(Mile Meeting) | 핸들리(handly) | 에이텐(ATEN) | 동아PM |
Auto Check in /Check out | O | X | X | X |
예약 현황 대시보드 | O | O | X | X |
예약 현황 조회 | O | O | O | O |
예약 시간 연장 | O | O | O | O |
서비스 커스텀 가부 | O | O | O | O |
구축형 제공 여부 | X | O | O | O |
추가 고정비 여부 | X | O | O | O |
많은 기업이 쓰는 회의실 예약 관리 솔루션들을 알아봤습니다. 어떤 솔루션이던지 단순히 “있으면 좋은”을 넘어서서 “반드시 있어야 하는” 솔루션을 도입해야 한다고 생각합니다. 회의실 예약 관리 솔루션도 회의실 이용 경험 개선이라는 “있으면 좋은” 가치를 넘어서서 있는 회의실을 최대한 잘 쓰게 도와 기업의 비용을 절감하는 “반드시 있어야 하는”솔루션을 도입해야 합니다.
Mile Meeting은 Auto Check in / Check out과 회의실 이용 현황 데이터를 제공하여 회의실 부족 문제의 원인을 진단하고, 유휴공간을 활용할 수 있도록 함으로써 기업의 회의실 운영을 극대화 할 수 있도록 합니다.
회의실 운영을 최적화해 회의실 부족 문제를 해결하고, 직원들의 회의실 사용 경험도 개선하는 Mile Meeting에 대하여 더 알아보시려면 아래를 클릭하여 문의 남겨주세요.
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