회의실 예약 시스템 만들기: 자체 구축 vs 서비스 이용
회의실 예약 시스템을 만들 때 필요한 기능들과 이후 유지 보수 과정에서의 어려움을 살펴봅니다.
Jun 27, 2024
회의실 예약 시스템 없이 회의실을 이용하다 보면 회의실 이용에 불편함을 겪습니다. 이때 많은 회사에서 “구글캘린더”와 회의실 리소스를 연동하여 회의실 관리하는 방법을 선택합니다. 하지만 구글캘린더를 사용하더라도 중복예약이 발생하는 문제 등 자잘한 문제들이 발생하고, 회사의 규모가 커질수록 회의실 수도 늘어나 관리하기가 점점 더 어려워집니다. 이럴 때 개발 인력이 충분한 IT기업들은 고민하게 됩니다.
“회사 개발자 리소스 활용해서 회의실 예약 시스템을 직접 만들수 있지 않을까?”
오늘은 그런 고민을 가진 회사들이 회의실 예약 시스템을 만들고자 할 때 어떤 것들을 고려 해야 할지 알아보고자 합니다.
1. 회의실 예약 시스템이란?
회의실 예약 관리 시스템은 기업 내 회의실 사용을 효율적으로 관리하기 위한 시스템입니다. 이 시스템을 통해 직원들은 실시간으로 회의실 예약 현황을 확인하고, 필요한 시간대에 회의실을 예약할 수 있습니다. 관리자는 전체 회의실 이용 현황을 한눈에 파악하고, 회의실 이용 데이터 분석하여 운영 수칙 설계 및 회의실 수 조정 등 회의실 활용을 최적화할 수 있습니다. 이러한 목적에 달성하기 위한 회의실 예약 시스템엔 어떤 기능들이 필요할까요?
2. 회의실 예약 시스템의 주요 기능
회사의 가용 가능한 개발자 리소스마다 만들수 있는 시스템의 무게가 다를거라고 생각합니다. 회의실 예약 시스템에 필수적으로 포함되어야하는 “기본 기능”과 있으면 좋을 “추가 기능”으로 나누어 보겠습니다.
(1) 기본 기능(필수 기능)
1) 회의실 예약 현황 조회
회사 내의 전체 회의실 예약 현황을 파악할 수 있어야 하며, 날짜별로 전체 회의실 예약 현황을 볼 수 있도록 해야 합니다. 해당 시스템을 통하여 쉽게 빈 회의실을 찾을 수 있고, 회의실이 없다면 회의시간을 조정하여 적정한 회의실을 예약할 수 있습니다.
2) 회의실 예약 및 예약 취소
예약 현황 조회 후, 회의실별로 예약이 되어 있지 않은 시간에 예약할 수 있도록 하는 기능이 있어야 합니다. 실시간으로 예약 가능 여부를 확인할 수 있어야 하며 비어있는 시간은 간편하게 예약할 수 있도록 합니다. 이때 회의에 참석하는 참석자 및 부서명, 간단한 안건 등도 표기할 수 있도록 만들어야 합니다. 간편하게 15분, 30분, 1시간 단위로 예약할 수 있는 기능도 추가되는 것이 사용자 편의상 좋습니다.
(2) 추가 기능
1) 회의 시간 알림
회의 시작 전 알림 기능이 있으면 임직원들도 업무 중 있는 회의를 깜빡하지 않을 수 있어서 도움이 됩니다. 이러한 기능으로 회의 리마인드 뿐 아니라, 취소된 회의가 있다면 회의실 예약을 취소하도록 유도함으로써 유휴공간의 활용도를 높일 수 있습니다.
2) 관리자 대시보드
관리자 입장에서는 회의실을 임직원들이 어떻게 쓰고 있는지 그 이용현황을 파악하고 싶어 합니다. 회의실 이용 현황을 파악할 수 있는 대시보드 기능을 추가한다면 앞으로의 회의실과 관련된 의사결정에 있어서 관리자들이 데이터 기반의 합리적인 의사결정을 할 수 있도록 도울 수 있습니다.
3. 회의실 예약 시스템 구현 방법
(1) 웹의 형태
임직원들이 회의실 예약 관리 시스템에 접속하여 회의실 예약을 할 수 있도록 웹의 형태로 만들어야 합니다. 이 때 로그인 페이지부터 전체 회의실 예약 현황을 파악할 수 있는 페이지, 회의실 예약이 가능한 페이지 등을 만들어야합니다. 리소스가 된다면, 관리자가 회의실 이용 현황 및 노쇼 시간 등을 파악할 수 있는 대시보드 페이지를 만드는 것이 좋습니다.
(2) 앱의 형태
웹 형태의 회의실 예약 시스템이 일반적이지만, 개발자 리소스가 충분하다면 회의실 내/외부에 태블릿을 설치하고 그 태블릿에서 구현되는 앱 형태의 회의실 예약 시스템을 만들 수 있습니다. 회의실 이용자는 회의실 입장 전, 후에 전체 예약 현황을 조회할 수 있으며 회의가 길어지는 경우 바로 테블릿을 통해 다음 회의 존재 여부 파악 및 다른 비어있는 회의실을 파악하여 이동한 후 회의를 이어 나갈 수 있습니다. 이때 체크인 및 체크아웃을 체크할 수 있는 기능을 추가한다면 회의실 노쇼가 있는 경우 회의실 예약이 취소되도록 함으로써 낭비될 유휴공간을 활용할 수 있게 됩니다.
4. 회의실 예약 시스템.. 만들기만 하면 끝?
회의실 예약 시스템을 만들기만 하면 끝일까요? 모든 시스템이 그렇듯 만들어놓고 나면 유지 보수해야 할 일들이 지속적으로 발생합니다. 어떤 작업이 주로 발생하는지 살펴보겠습니다.
(1) UI/UX 개선 작업
최초로 만들어진 회의실 예약 관리 시스템이 완벽한 UI/UX를 제공해 주지 못할 것입니다. 분명 사용자 편의성 측면에서 고려하지 못한 부분이 있을 것이며 이용자들은 이러한 불편함에 대한 개선을 요구할 것이므로 피드백을 받아 꾸준하게 개선해야 할 것입니다.
(2) 기능 추가 작업
위에 언급된 여러 기능들이 모두 포함된다 하더라도 회사의 상황에 따라 필요한 기능들이 추가될 수 있습니다. 예를 들어 회사가 커지면서 회의실이 많아지면 예약 가능한 회의실 추천 기능 등을 만들어 달라는 요구가 있을 것입니다. 이러한 기능들도 꾸준히 추가해야 합니다.
(3) 성능 개선 작업
회의실 이용 유저가 많아지고, 회의실 예약 데이터가 누적될수록 로드가 오래 걸리는 등 성능 저하 및 DB 문제가 발생합니다. 이러한 부분을 개선하여 이용자가 늘어나더라도 성능을 유지하고, DB 개선 작업이 수반되어야 합니다.
(4) 보안 강화 문제
임원급의 중요한 회의들에 있어서는 누가 누구와 회의 하는지 등의 정보가 일반 관리자에게 노출되지 않도록 해야 합니다. 또한 이러한 회의 정보가 외부로 유출되지 않도록 보안상 조치를 취해야하고, 정기적으로 문제가 없는지 점검을 받아야 합니다. 보안상 문제가 있다고 파악되면 이를 개선하는 작업이 필요합니다.
(5) 하드웨어 관리
웹 뿐만 아니라 앱의 형태로 구현하여 각 회의실에 태블릿을 배치하게 된다면 관리자 입장에서는 소프트웨어뿐 아니라 하드웨어까지 관리해야 합니다. 기기에 문제가 생길 경우, 해당 민원을 담당해야하는 것도 회의실 담당자가 해야하는 일이니 해당 업무까지 충분히 처리할 수 있을지 고려해야합니다.
5. 회의실 예약 관리 서비스 도입 고려
뛰어난 개발자들이 많은 회사는 위와 같은 요소를 충분히 고려하여 자체 회의실 예약 시스템을 만들 수 있습니다. 하지만 가장 큰 문제는 회의실 예약 관리 시스템과 같은 전사 임직원이 사용하는 시스템은 한 번 만들었다고 끝나는 것이 아니라 끊임없이 발생하는 문제들을 유지 보수해야 하며 직원들이 필요로 하는 기능들을 추가해 나가야 합니다. 기본 기능만 구현된 회의실 예약 시스템을 만들고 더 이상 기능 추가 없이 쓰라고 강제하지 않는 이상 직원들은 사용하며 불편함을 느낄 것이고 기능 추가 등 개선을 요구할 것입니다.
이런점을 고려할 때 오히려 기존의 회의실 예약 관리 서비스를 이용하는 것이 현명한 방법일 수도 있습니다. 회의실 이용 현황 조회부터 예약 관리, 관리자용 대시보드, 회의실 노쇼 시 자동 예약 취소 기능까지 있는 마일 Meeting 서비스를 이용해 보시는 건 어떨까요?
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이렇게 회의실 예약 시스템이 무엇이며, 만들기 위해서는 어떠한 기능들이 포함되어야 하고 어떤 형태로 구현되어야 하는지, 만든 이후의 문제점들과 비교해 볼 서비스는 무엇인지를 알아보았습니다. 회의실 예약 관리 시스템을 직접 만들고자 하는 관리자분이라면 회사가 겪는 문제 해결에 적극적으로 임하는 분이라고 생각됩니다. 이 글이 적극적인 관리자분의 문제 해결에 도움이 되길 바랍니다.
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